Wdrożenie DMS. Przewodnik krok po kroku

Dlaczego wdrożenie nie musi być bolesne

Największy strach przed wdrożeniem DMS: "Jak przeniesiemy wszystkie dokumenty?", "Pracownicy nie będą chcieli korzystać z nowego systemu", "Bedziemy sparaliżowani na tygodnie". Nic z tego nie musi być prawda, jeśli będziecie postępować według odpowiedniego procesu.

Krok 1: Audyt istniejącej dokumentacji

Przed wdrożeniem zinwentaryzujcie: ile macie dokumentów, gdzie sa (serwer, e-mail, papier), które sa aktywnie używane, które archiwalne. Zajmuje to 1-2 dni i daje jasny obraz.

Krok 2: Zdefiniujcie strukturę

Określcie kategorie: faktury, umowy, kadry, projekty, korespondencja. Zdefiniujcie, kto ma dostęp do czego. Ustawcie okresy przechowywania. DMS pomaga z predefiniowanymi szablonami dla Waszego rynku.

Krok 3: Skonfigurujcie użytkowników i role

Zdefiniujcie role: administrator, księgowy, dyrektor, pracownik. Kazda rola ma określone uprawnienia: co moze oglądać, edytować, usuwać, udostępniać.

Krok 4: Migracja dokumentów

Nie migrujcie wszystkiego naraz. Zacznijcie od nowych dokumentów: od dziś wszystko trafia do DMS. Stare dokumenty migrujcie stopniowo, według priorytetu: aktywne umowy > bieżący rok > poprzednie lata.

Krok 5: Szkolenie pracowników

Szkolenie nie musi trwać godzinami. Jeśli DMS jest intuicyjny, 30 minut wystarczy. Klucz: pokażcie pracownikom, jak DMS oszczedza im czas, a nie jak jest skomplikowany.

Krok 6: Uruchomienie i monitorowanie

Pierwsze 2 tygodnie: intensywne wsparcie. Śledźcie, kto korzysta z systemu, a kto nie. Rozwiązujcie problemy natychmiast. Po miesiącu: system staje się rutyna.

Typowe błędy wdrożeniowe

Proba migracji wszystkich dokumentów naraz: paralizuje firmę
Brak szkolenia: pracownicy wracają do starych nawyków
Zbyt skomplikowana struktura: prostsze jest lepsze
Brak "championu" w zespole: potrzebujecie jednej osoby napędzającej wdrożenie

Podsumowanie

Docavelo wdraza się w 1-2 dni. Intuicyjny interfejs, predefiniowane szablony, szkolenie w zestawie. Zacznijcie z nowymi dokumentami dziś: stare migrujcie stopniowo. Wypróbujcie za darmo.