Hogyan toltsuk ki az archív könyvet: Lepesrol lepesre útmutató 2026-ra
Részletes útmutatás az archív könyv kitoltesehez, peldakkal, sablonokkal és gyakori hibakkal. A határidő április 30., keszuljon fel idben.
Mi az archív könyv és miért kötelező?
Az archív könyv (arhivska knjiga) egy torvenyeleg előírt nyilvántartás, amelybe minden jogi személy és vállalkozó Szerbiában köteles rogziteni az üzleti tevékenység során keletkezett összes dokumentum-anyagot. Az Archív anyagokrol és archív tevekenysegrol szóló törvény szerint minden vallalatnak karban kell tartania egy archív könyvet és benyujtania az illetkes archivumhoz április 30-ig az előző évre.
Sok vállalat nem tud erről a kotelezettsegrol, amíg még nem érkezik az archív felügyeleti vizsgálat. A jogi személyek birrsaga elerheti a 2 000 000 RSD-t.
Milyen oszlopokat tartalmaz az archív könyv?
| Oszlop | Leírás | Példa |
|---|---|---|
| Sorszám | Folyamatos bejegyzesi szám, evrol évre tovabbvive | 1, 2, 3... |
| Bejegyzés dátuma | A bejegyzés rogzitesenek dátuma | 2026.01.15 |
| Keletkezes éve | A dokumentáció keletkezesenek éve | 2025 |
| Osztályozási jel | Kód a Kategória Listabol | 04-02 |
| Tartalom (leírás) | A dokumentacios kategória rövid leírása | Kimenő számlák |
| Mennyiség | Mappák, dobozok száma vagy MB (elektronikus) | 3 mappa |
| Megőrzési időszak | Tárolási időszak a Kategória Lista szerint | 10 év |
| Helyszín | Hol ván a dokumentáció fizikailag/digitalisan tárolva | 3. polc, archív szoba |
| Megjegyzesek | További információk | nincs |
Lepesrol lepesre: Hogyan toltsuk ki az archív könyvet
1. lépés: Keszitse elo a Kategória Listat
A kitoltes megkezdese előtt rendelkeznie kell egy elfogadott Iratkezlesi anyag kategória listaval megőrzési idoszakokkal. Ezt az illetkes archivumnak jóvá kell hagynia.
2. lépés: Gyujtse össze az év összes dokumentaciojat
Keszitsen leltart az év során keletkezett vagy kapott összes dokumentaciorol: számlák, szerződések, HR dokumentáció, pénzügyi kimutatások, adó dokumentáció, általános levelezés, műszaki dokumentáció.
3. lépés: Osztalyozza a dokumentációt
Rendelje hozzá minden dokumentumot a megfelelő kategoriahoz a Kategória Lista szerint.
4. lépés: Toltse ki az oszlopokat
Minden dokumentacios kategoriahoz vigye be az adatokat az archív könyvbe. A sorszám az előző evbol folytatódik: nem indul 1-rol minden evben.
5. lépés: Írja alá és nyujtsa be
Az archív könyvet az iratkezlesi anyagok vedelmeert felelős személy írja alá. A benyújtás az illetkes területi archivumnak történik április 30-ig.
Leggyakoribb hibák
- A sorszám ujraindutasa 1-rol minden evben: a szám folyamatos, az előző evbol tovabbvive
- Nincs Kategória Lista: jovahagyott lista nélkül az archív konyvnek nincs alapja
- Elektronikus dokumentáció kihagyasa: az e-számlákat, e-maileket és digitális szerződéseket is rogziteni kell
- Pontatlan mennyisegek: pontosan adja még a mappak/dobozok szamat vagy megabajtokat
- Utolsó pillanatban visszamenőleges kitoltes: vezesse a könyvet az év során, ne csak a határidő előtt
Elektronikus vagy papir archív könyv?
A törvény lehetővé teszi az archív könyv elektronikus formában való vezeteset. Ez sokkal praktikusabb, mert lehetővé teszi: automatikus sorszam-generalast, bármely mező szerinti keresést, exportot PDF-be vagy Excelbe, DMS rendszerekkel való integraciot.
A Docavelo automatikusan generalja az archív könyvet a rendszerbe feltöltött dokumentumok alapján. Manuális kitoltes helyett a rendszer nyomon követ minden dokumentumot és az év végén: az archív könyv egyetlen kattintással kész.
Határidő és buntetesek
Az archív könyv benyujtasanak határideje április 30. a tárgyév elejen az előző naptari evben keletkezett dokumentacioert.
- Jogi személyek: 50 000 - 2 000 000 RSD
- Vallalkozok: 10 000 - 500 000 RSD
- Felelős személyek: 5 000 - 150 000 RSD
Összefoglalás
Az archív könyv kitoltese nem kell bonyolultnak lennie, ha megvan a megfelelő felkeszules és eszköz.
A Docavelóval az archív könyv automatikusan generalodik. Toltson fel dokumentumokat az év során és aprilisra: minden kész a benyujtashoz. Próbálja ki ingyenesen.
