E-számla archivalas Magyarországon: A nyomtatás miért nem jelent jogi megfeleleest
Sok magyar vállalkozás kinyomtatja az e-számlákat és papir formában tárolja: ez nem felel még a szamviteli törvény szerinti 8 éves elektronikus archiválasi kotelezettségnek.
A nyomtatasi tévhit
A magyar vállalkozások koreben elterjed gyakorlat, hogy a NAV Online Számla rendszeren keresztül kapott elektronikus számlákat kinyomtatjak és papir mappákban tarolijak. Sokan ugy gondoljak, ez megfelel archiválasi kotelezettsegeiknek. Nem felel még. A magyar szamviteli törvény ertelmeben az e-számlákat elektronikus formában, digitális alairasukkal vagy hash-ukkel együtt 8 évig kell tarolni. A nyomtatott példány nem elektronikus eredeti.
Miért nem felel még a nyomtatás a jogi kovetelményeknek
- Digitális aláírás elveszese: A nyomtatott példány nem tartalmazza a számlát hitelesito kriptográfiai aláírást
- Strukturált adatok elveszese: Az XML adatok vizuális megjeleniesse alakulnak, elveszitve a gepileg olvasható információt
- Hash integritás megsemmisulese: A papir peldanyrol nem lehet ellenorizni a valtoztatalanságot bizonytio hash-t
- Nem kereshető: A papir archivumokba nem lehet hatekonyan keresni vagy auditalni
- Romlasi kockazzat: A papir 8 év alatt romlik; a tinta elfakul, az oldalak serulnek
Mit koveteltul valójában a törvény
A szamviteli törvény eloirja, hogy az elektronikus dokumentumokat eredeti elektronikus formajukban kell archiválni:
| Kovetelm'eny | Nyomtatás | Elektronikus archivalas |
|---|---|---|
| Eredeti formátum megorve | Nem | Igen |
| Digitális aláírás ellenorizheto | Nem | Igen |
| Hash integritás fenntartva | Nem | Igen |
| Gepileg olvashaato adat | Nem | Igen |
| Audit-kesz hozzáférés | Lassu/manualis | Azonnali |
| 8 éves tartossag | Kérdéses | Garantált |
