E-szallitolevelek archiválása: 10 éves megőrzési szabály
A törvény megkoveteli az e-szallitolevelek legalább 10 évig való megorzeset (kozszektor: véglegesen). Íme, hogyan szervezze az archiválást.
Meddig kell megőrizni az e-szallitoleveleket?
| Entitás típus | Megőrzési időszak |
|---|---|
| Kozszektor | Véglegesen |
| Maganszekter | Minimum 10 év a kiállítás napjatol |
Pontosan mit kell megőrizni?
- E-szallitolevelek: minden küldött és fogadott
- E-atvevenyek: minden megerősítés
- Papir valtozatok hologrammal: ha kimaradasok során hasznaltak
- Audit nyomvonal: ki hozta létre, modositotta, erositette még
- Mellékletek: fotók, CMR, minőségi tanúsítványok
Hol taroljak az e-szallitoleveleket?
1. Központi rendszer (Portál)
A portál kozpontian tárolja a szállítóleveleket, de kizárólag erre tamaszkodni kockázatos: a törvény az ON felelossegeve teszi.
2. Saját rendszer (Kötelező)
Saját masolattal kell rendelkeznie. Lehetosegek: DMS (ajánlott), ERP archívum vagy fajlrendszer.
Miért DMS az archivalashoz?
- Automatikus osztályozás: címzett, dátum, arutipus szerint
- Garantált megorizs: megakadalyozza a véletlen torlest
- Dokumentum integritás: hash ertekek, digitális aláírások, audit nyomvonal
- Keresztkapcsolas: osszekoti a szállítóleveleket szamlakkal, atvetenyekkel, szerzodesekkel
Mit neznek az ellenorok
- Megvannak-e az összes szállítólevelek?
- Kereshetoek-e?
- Modositatlanok-e?
- Van-e audit nyomvonal?
- Van-e biztonsági mentes?
Összefoglalás
Az e-szallitolevelek archiválása nem valaszthato: 10 éves torvenyileg előírt kötelezettség. Ne tamaszkodjon kizárólag az állami portálra.
A Docavelo automatikusan archiválja az összes e-szallitoleveleket 10+ évig, teljes kereséssel, audit nyomvonallal és torlesi vedelemmel. Mindig ellenőrzésre kész.
