Dropbox vs DMS: Miért nem elégséges a Dropbox az üzleti dokumentumkezeleshez
A Dropbox kiváló fajlmegosztashoz, de kritikus korlatozasai vannak az üzleti dokumentumok kezeleseben.
Dropbox: A felhotalolastol az üzleti eszköz fele?
A Dropbox úttörő volt a felhotarolasban. De az alaparchitektura változatlan marad, ez fajltarolo rendszer, nem dokumentumkezelő rendszer.
8 Dropbox korlatozas üzleti felhasznalashoz
1. Nincs dokumentum-osztalyozas
A DMS automatikusan osztalyozza a dokumentumokat típus, ugyfeel, dátum és kategória szerint.
2. A keresés fajlnevekre korlátozódik
Egy OCR és AI kereséssel rendelkező DMS szoveget talal minden dokumentumban.
3. Nincsenek megőrzési idoszakok
A DMS automatikusan nyomon követi a megőrzési idoszakokat.
4. A hozzáférés-szabályozás túl egyszerű
A DMS szerepalapulu hozzaferes-szabalyozassal (RBAC) rendelkezik.
5. Nincsenek jóváhagyási munkafolyamatok
A DMS beépített munkafolyamatokkal rendelkezik.
6. Nincs beépített elektronikus aláírás
A Dropbox Sign külön termék külön elofizeteseel. A DMS integralt e-alairassal rendelkezik.
7. Nincs archív könyv
A DMS automatikusan generalja az archív nyilvantartasokat.
8. A szinkronizálás verzioutkoze kialakit
A DMS verziokezelessel rendelkezik kivetel/visszavetel funkcival.
Dropbox vs DMS: Osszehasonlito táblázat
| Funkció | Dropbox Business | DMS (Docavelo) |
|---|---|---|
| Dokumentum osztályozás | Manuális (mappák) | Automatikus (AI) |
| PDF/szken keresés | Korlátozott | OCR + AI keresés |
| Megőrzési idoszakok | Nem | Automatikus |
| Hozzáférés-szabályozás | Mappa/fajl szintén | Szerepalapulu (RBAC) |
| Jóváhagyási munkafolyamatok | Nem | Igen, eszkalacival |
| Elektronikus aláírás | Külön termék | Beépített |
| Archív könyv | Nem | Automatikus |
| Audit nyomvonal | Alapszintu | Részletes |
Összefoglalás
A Dropbox kiváló fajlmegosztashoz. De amikor osztalyozasra, megőrzési idoszakokra, e-alairasokra és munkafolyamatokra ván szuksege: DMS-re ván szuksege.
A Docavelo egyesiti a Dropbox egyszerű segget egy valódi DMS ereejvel.
