DMS-re való átállás: Hogyan vigye át a meglévő dokumentumait
A legnagyobb félelem a DMS-re való valtasnal: "Mi lesz a meglévő dokumentumainkkal?" Íme az útmutató a fájdalommentes migracioohoz.
1. félelem: "Tobb ezer dokumentumunk ván"
Minden vállalkozás, amely DMS bevezeteset fontolgatja, ugyanattól fel: "Hogyan visszük át az összes dokumentumot a szerverrol, e-mailbol, iratszekreknyekbol?" A válasz: nem kell egyszerre mindent megtennie.
1. lépés: A meglévő dokumentumok leltarazasa
A migráció előtt vegezzen leltart:
- Hány dokumentum ván összesen (becslees mappank)?
- Hol vannak: megosztott meghajton, e-mailben, pappiron, felhoben?
- Milyen formátumban: PDF, Word, Excel, beolvasott?
- Melyek aktivan hasznaltak és melyek archivalisak?
2. lépés: Rangsorolas
- Új dokumentumok (azonnal): Az első naptól minden új a DMS-be kerül
- Aktív dokumentumok (1-2. hét): Aktív szerzdesek, aktuális projektek
- Jogilag kotelezod (2-4. hét): Adodokumentacio, HR-fajlok
- Archívumok (2-3. hónap): Régebbi dokumentáció, prioritás szerint
3. lépés: Kotegelt feltöltés
Nagy mennyisegeknel: huzza és ejtse be a teljes mappákat. A DMS megoriizi a meglévő mappastruktuurat és automatikusan alkalmaz OCR-t a beolvasott dokumentumokra.
4. lépés: AI-cimkezes
Az AI automatikusan felismeri a dokumentum tipusat, datumat és az érintett feleket. A metaadatok automatikusan hozzaadodnak, On csak ellenőrzi és javitja az esetleges hibakat.
5. lépés: Párhuzamos működés
A migráció alatt: a régi és az új rendszer parhuzamosann működik. Az új dokumentumok a DMS-be kerülnek. A regieket fokozatosan viszi át. Amikor minden migraalva ván, a régi rendszert leallitja.
Idovonal
| Fázis | Időtartam |
|---|---|
| Előkészítés és leltarazas | 1-2 nap |
| DMS beállítás | 1 nap |
| Aktív dokumentumok migralasa | 1-2 hét |
| Párhuzamos működés | 2-4 hét |
| Teljes migráció | 1-3 hónap |
Kovetkeztetesek
A Docavelóra való átállás nem jelenti a mukodesek megzavarasat. Kezdje ma az új dokumentumokkal, a regieket fokozatosan vigye át. Kotegelt feltöltés, AI-cimkezes és OCR fajdalommentesse teszi a folyamatot. Próbálja ki ingyenesen.
