DMS bevezetése: Lepesrol lepesre útmutató

Miért nem kell fajdalmasnak lennie a bevezetesnek

A legnagyobb félelem a DMS elfogadásával kapcsolatban: "Hogyan visszük át az összes dokumentumot?", "Az alkalmazottak nem fogjak akarni hasznalni az új rendszert", "Hetekre megbenulunk". Ezek egyikenek sem kell igaznak lennie, ha a megfelelő folyamatot követi.

1. lépés: A meglévő dokumentáció felmerese

A bevezetés előtt vegezzen leltart: hány dokumentuma ván, hol vannak (szerver, e-mail, papir), melyeket hasznaljak aktivan, melyek archivalisak. Ez 1-2 napot vesz igénybe és világos kepet ad.

2. lépés: Struktúra meghatározása

Határozza még a kategoriakat: számlák, szerzdesek, HR, projektek, levellezes. Határozza még, ki mihez fér hozzá. Allitsa be a megőrzési időket. A DMS eloredefinnialt sablonokkal segít az On piacahoz.

3. lépés: Felhasználók és szerepek beállítása

Határozza még a szerepeket: adminisztrátor, könyvelő, igazgató, alkalmazott. Minden szerepnek meghatározott jogosultsagai vannak: mit lathatnak, szerkeszthetnek, torolhetnek, oszthatnak még.

4. lépés: Dokumentummiegraciog

Ne migraaljon mindent egyszerre. Kezdje az új dokumentumokkal: matol minden a DMS-be kerül. A régi dokumentumokat fokozatosan vigye át, prioritás szerint: aktív szerzdesek > aktuális év > előző evek.

5. lépés: Alkalmazottak kepzese

A kepzesnek nem kell orakig tartania. Ha a DMS intuitív, 30 perc elégséges. A lényeg: mutassa még az alkalmazottaknak, hogyan takarít még nékik időt a DMS, ne azt, milyen bonyolult.

6. lépés: Inditaas és monitorozas

Az első 2 hét: intenzív támogatás. Kövesse nyomon, ki használja a rendszert és ki nem. Oldja még a problemakat azonnal. Egy hónap után: a rendszer rutinna válik.

Gyakori bevezetesi hibák

• Minden dokumentum egyszerre történő migralasaannak kiseerlete: megbenitja a vallalkozast
• Nincs képzés: az alkalmazottak visszaternek a régi szokasokhoz
• Túl bonyolult struktúra: az egyszeerubbb jobb
• Nincs "bajnok" a csapatban: szükség ván egy emberre, aki hajtja a bevezetest

Kovetkeztetesek

A Docavelo 1-2 nap alatt bevezetheto. Intuitív felület, eloredefinalt sablonok, képzés mellekelve. Kezdje ma az új dokumentumokkal, a regieket fokozatosan vigye át. Próbálja ki ingyenesen.