Zašto Viber nije za poslovne dokumente: Rizici koje ne vidite
Preko 70% tvrtki u regiji šalje poslovne dokumente putem aplikacija za poruke. Evo zašto je to ozbiljan rizik i sto koristiti umjesto toga.
Aplikacije za poruke: Neslužbena "poslovna platforma"
U mnogim zemljama aplikacije za poruke postale su de facto platforma za poslovnu komunikaciju. Grupe tvrtke, grupe projekata, grupe odjela. Računi se šalju chatom. Ugovori se fotografiraju i dijele u grupama. Otpremnice? "Slikaj i pošalji na grupu."
6 rizika slanja dokumenata aplikacijama za poruke
1. Kompresija uništava kvalitetu
Slike se komprimiraju: tekst postaje nečitljiv, brojevi računa zamućeni, pecati i potpisi nejasni. Za arhiviranje i porezne kontrole: neupotrebljivo.
2. Dokumenti istječu ili se gube
Stari medijski sadržaj se brise s vremenom ili promjenom telefona. Reinstalacija aplikacije? Dokumenti nestali. Novi telefon? Povijest izbrisana.
3. Nula kontrole pristupa
Svi u grupi vide sve. Kada zaposlenik ode, i dalje ima pristup cijeloj povijesti chata, uključujući povjerljive podatke.
4. Nema pretraživanja sadržaja
Pokusajte pronaći specifični račun od prije 6 mjeseci. Jedina metoda: beskrajno pomicanje.
5. Nema pravne snage
Chat poruke nisu pravni dokaz. Nema kvalificiranog e-potpisa, nema vremenskog žiga, nema jamstva integriteta.
6. GDPR neusklađenost
Slanje osobnih podataka zaposlenika ili klijenata putem aplikacija za poruke je potencijalni prekršaj zaštite podataka.
Sto koristiti umjesto toga
| Potreba | Aplikacija za poruke | DMS |
|---|---|---|
| Slanje računa | Fotografija u grupi | Prijenos + AI klasifikacija |
| Dijeljenje s klijentom | Poveznica ili privitak | Klijentski portal s kontrolom pristupa |
| Potpisivanje dokumenta | Fizički potpis + fotografija | Kvalificirani e-potpis |
| Pronalaženje starog dokumenta | Pomicanje 6 mjeseci unazad | AI pretraživanje u 3 sekunde |
Zaključak
Aplikacije za poruke su za privatnu komunikaciju, ne za poslovne dokumente. Svaki dokument poslan chatom je dokument bez kontrole, bez arhiviranja i bez pravne sigurnosti.
Docavelo je jednostavan kao aplikacija za poruke, ali izgrađen za poslovne dokumente. Mobilna aplikacija, povuci-i-ispusti prijenos, AI pretraživanje, klijentski portal i potpuna zakonska usklađenost. Isprobajte besplatno.
