Odgovorna osoba za zaštitu registraturskog materijala: Tko to može biti i sto radi

Zakonska obveza imenovanja odgovorne osobe

Prema članku 9. Zakona o arhivskoj gradi i arhivskoj djelatnosti ("Sluzbeni glasnik RS", br. 6/2020), svaki stvaralac i imalac registraturskog materijala obvezan je odrediti odgovornu osobu za zaštitu registraturskog materijala i arhivske grade.

Ovo nije neobvezno: to je zakonska obveza za sve tvrtke, poduzetnike, ustanove i organizacije u Srbiji.

Tko može biti odgovorna osoba?

Zakon ne propisuje posebne kvalifikacije, ali u praksi to je obično:

• Direktor ili vlasnik: najčešće u malim tvrtkama
• Administrativni zaposlenik: tajnik, voditelj ureda
• Pravnik tvrtke: ako ga tvrtka ima
• Arhivski djelatnik: u većim tvrtkama
• Racunovodja: cesto u praksi, iako nije idealno jer već ima mnogo odgovornosti

Važno je da je to zaposlena osoba u tvrtki: ne može biti vanjska osoba (osim u slučajevima uslužnog arhiviranja).

Koje su dužnosti odgovorne osobe?

1. Vođenje arhivske knjige

Pravilno popunjavanje arhivske knjige tijekom cijele godine i predaja nadležnom arhivu do 30. travnja.

2. Primjena Liste kategorija

Pravilna klasifikacija dokumentacije prema usvojenoj Listi kategorija registraturskog materijala.

3. Pohrana dokumenata

Osiguranje odgovarajućih uvjeta pohrane: odgovarajuća prostorija, temperatura, zaštita od vlage i požara.

4. Procedura uništenja

Priprema popisa dokumentacije za uništenje, podnošenje zahtjeva za odobrenje arhiva, provođenje procedure uništenja.

5. Komunikacija s nadležnim arhivom

Kontakt s teritorijalno nadležnim arhivom: predaja arhivskih knjiga, pribavljanje odobrenja, odgovaranje na zahtjeve.

6. Priprema za inspekciju

Držanje svih dokumenata i zapisa spremnih za svaku potencijalnu kontrolu arhivske inspekcije.

Kako formalno imenovati odgovornu osobu

Imenovanje se vrši putem interne odluke ili rješenja koje potpisuje direktor ili ovlaštena osoba. Dokument treba sadržavati:

• Puno ime imenovane osobe
• Radno mjesto/ulogu
• Datum imenovanja
• Opis dužnosti
• Pravnu osnovu (članak 9. Zakona)
• Potpis direktora i pecat tvrtke

Ova odluka se čuva trajno i predočuje arhivskoj inspekciji na zahtjev.

Sto ako tvrtka nema imenovanu odgovornu osobu?

Nepostojanje imenovane odgovorne osobe je prekršaj prema Zakonu. Kazne su iste kao i za ostale arhivske prekršaje:

• Pravne osobe: od 50.000 do 2.000.000 RSD
• Odgovorne osobe: od 5.000 do 150.000 RSD

Praktični savjeti

1. Imenujte nekoga tko ima vremena: ovo je stvarna obveza s konkretnim zadacima, ne samo formalnost
2. Osigurajte obuku: nadležni arhivi cesto organiziraju besplatne obuke za odgovorne osobe
3. Koristite softver: DMS sustav dramatično smanjuje opterećenje odgovorne osobe
4. Planirajte zamjenu: ako odgovorna osoba napusti tvrtku, odmah imenujte novu

Zaključak

Imenovanje odgovorne osobe za zaštitu registraturskog materijala jedna je od prvih obveza svake tvrtke prema Zakonu o arhivskoj gradi. Ova osoba je stup cijelog sustava upravljanja dokumentima.

Docavelo značajno olakšava rad odgovorne osobe: automatizira arhivsku knjigu, prati rokove čuvanja, kategorizira dokumentaciju i generira izvještaje. Umjesto ručnog vođenja evidencije, odgovorna osoba koristi sustav koji radi za nju. Isprobajte besplatno.