Evidencija radnog vremena 2026: inspekcija i arhiva 6 godina

Sto se promijenilo 1. listopada 2024. i zašto vas to pogadja u 2026.

Pravilnik o sadržaju i načinu vodjenja evidencije o radnicima (Narodne novine 55/2024) zamijenio je stari pravilnik iz 2017. godine i značajno proširio polja koja poslodavac mora svakodnevno bilježiti. Stupio je na snagu 1. listopada 2024. uz 12-mjesecnu prilagodbu, a 2026. godina prva je puna godina kontrole bez tolerancije za "zatecene situacije". Državni inspektorat rada potvrdio je u svojim godišnjim planovima nadzora da je evidencija radnog vremena jedna od top tri kontrolirane točke uz isplate placa i prijave HZMO-u.

Promjena nije kozmetička. Stari pravilnik tražio je dolazak, odlazak i ukupne sate. Novi pravilnik traži 12 odvojenih polja po radniku po danu, uključujući rad od kuce, rad s odvojenog mjesta rada, pripravnost, dežurstvo, prekovremene sate, te korištenje stanki. Excel datoteke koje su 90% poslodavaca koristilo do 2024. obično ne pokrivaju sve obvezne stupce.

12 polja koja Državni inspektorat traži kod nadzora

Po članku 8. Pravilnika NN 55/2024, evidencija mora sadržavati slijedeće podatke za svakog radnika, za svaki dan:

• Ime i prezime radnika, OIB i radno mjesto
• Sati redovnog rada, s točnim početkom i krajem
• Sati noćnog rada (od 22h do 6h)
• Sati prekovremenog rada uz oznaku odobrenja
• Sati rada nedjeljom, blagdanom i neradnim danima
• Sati dežurstva i sati pripravnosti, odvojeno
• Vrijeme i trajanje stanke unutar dnevnog rada
• Dnevni i tjedni odmor
• Rad na odvojenom mjestu rada (rad od kuce, drugo radilište, službeni put)
• Rad u nejednakom rasporedu i preraspodjeli
• Sati prekida rada koje radnik nije skrivio (zastoj, kvar, vis vremenske prilike)
• Sati izostanaka s razlogom (GO, bolovanje, plaćeni i neplaćeni dopust)

Polja "rad od kuce" i "rad s odvojenog mjesta rada" najčešće su mjesta gdje inspekcija nalazi rupe. Mnogi poslodavci nakon pandemije nastavili su povremeni rad od kuce bez dnevne evidencije, oslanjajući se na neformalni Slack ili e-mail. To danas znaci kaznu.

Šest godina čuvanja i sto to znaci za digitalnu arhivu

Pravilnik zadržava obvezu čuvanja evidencije najmanje 6 godina od završetka kalendarske godine na koju se odnose, uz dodatnu obvezu čuvanja platnih lista i M4 obrazaca dulje (HZMO traži obrazac M-1, M-2 trajno za potrebe mirovinskog staza). Šest godina znaci da poslodavac s 50 radnika u jednom trenutku drži oko 109.500 dnevnih zapisa u aktivnoj arhivi. Čuvanje na fizičkom serveru u uredu, bez sigurnosne kopije s mjesta nepristupačnog za izmjenu, znaci da prvi audit nakon kvara diska otvara kaznu.

Inspektor u nadzoru može zahtijevati cijeli niz evidencija za bilo koji dan unutar 6-godisnjeg roka. Ne za prošli mjesec, ne za posljednju godinu. Za bilo koji dan. Brzina dohvata postaje stvarno mjerilo: ako traženu evidenciju ne proizvedete tijekom nadzora, inspektor može tu činjenicu konstatirati zapisnikom, sto je već dovoljno za pokretanje prekršajnog postupka.

Kazne po novom režimu

Zakon o radu (NN 93/2014, 127/2017, 98/2019, 151/2022) propisuje kazne za prekršaje vezane uz evidenciju radnog vremena, a 2023. iznosi su prilagodjeni euru:

1. Pravna osoba: 8.090 EUR do 13.270 EUR po prekršaju
2. Odgovorna osoba u pravnoj osobi (najčešće direktor): 920 EUR do 1.320 EUR osobno
3. Obrt i fizička osoba poslodavac: 4.640 EUR do 6.640 EUR
4. Ponavljanje istog prekršaja u 12 mjeseci povećava raspon, sto u praksi znaci dolazak na gornju granicu

Inspekcija dodatno cesto identificira prateće prekršaje: neisplata prekovremenih sati u skladu s evidencijom, propust prijave promjene rasporeda HZMO-u, nepravilan tjedni odmor. Jedan ulazak u tvrtku tako lako rezultira ukupnom kaznom preko 30.000 EUR ako tri kontrolne točke padnu istovremeno.

Sto rade tvrtke koje prolaze nadzor bez zamjerki

Vidimo nekoliko zajedničkih obrazaca kod hrvatskih tvrtki srednje veličine koje su 2025. i 2026. prošle inspekciju bez kazni. Prvo, dnevni unos kroz softver koji potpisuje radnik (mobilna aplikacija, terminal ili web portal) cime se uklanja sumnja u retroaktivne izmjene. Drugo, automatsko zatvaranje mjeseca s elektroničkim potpisom ovlaštene osobe, koje generira PDF koji se onda arhivira odvojeno od operativnog sustava. Treće, jasno odredjena retencijska politika od 6 godina i automatsko brisanje nakon isteka, sto je takodjer GDPR obveza.

Tvrtke koje 2026. usklade evidenciju radnog vremena s NN 55/2024 i prebace povijesne zapise u arhivu s hash-chainom integriteta dobivaju dva odvojena učinka: prolaze inspekciju Državnog inspektorata bez stresa, i istovremeno smanjuju izloženost prigovorima radnika koji u eventualnom sporu dokazuju neisplaćene prekovremene sate.