Cual es el archivo correcto? Como resolver el caos de versiones de documentos
contrato_FINAL_v3_DEFINITIVO.pdf: si esto le resulta familiar, tiene un problema de control de versiones. Así es como solucionarlo.
Un escenario que toda empresa conoce
El director envía un contrato a un cliente. El cliente cambia dos clausulas y lo devuelve. El abogado corrige. El director anade algo. La versión final? Nadie esta seguro. En la carpeta compartida ve:
contrato_clienteX.docxcontrato_clienteX_v2.docxcontrato_clienteX_FINAL.docxcontrato_clienteX_FINAL_correccion.docxcontrato_clienteX_FINAL_v2_DEFINITIVO.docx
Cual firmamos?
Por que esto es peligroso, no solo molesto
- Consecuencias legales: firmar la versión incorrecta significa que los términos negociados no están incluidos
- Perdidas financieras: presupuesto incorrecto con precios antiguos enviado al cliente
- Perdida de tiempo: cada "cual es la ultima versión?" cuesta 5-10 minutos
Como el DMS resuelve el control de versiones
- Versionado automático: cada edición guarda una nueva versión automáticamente
- Historial de cambios: quien cambio que, cuando y por que
- Bloqueo de documentos: mientras alguien edita, otros no pueden sobrescribir
- Fuente única de verdad: un documento, todos ven la misma versión
Conclusión
El caos de versiones de documentos cuesta tiempo, dinero y puede tener consecuencias legales. La solución: un sistema, versionado automático, historial completo.
Docavelo guarda automáticamente cada versión de cada documento. Siempre sabe cual es la ultima, quien cambio que y puede revertir a cualquier versión anterior. Pruebelo gratis.
