Cuanto guardar los registros empresariales en 2026
Cuanto tiempo debe guardar facturas, contratos, registros de empleados y declaraciones de impuestos? Un calendario completo de conservación con requisitos legales para 2026.
Por que importan los periodos de conservación de documentos
Toda empresa esta legalmente obligada a conservar ciertos registros durante un numero especifico de anos. Destruir documentos demasiado pronto puede dar lugar a multas, fallos en auditorias y perdida de protección legal. Por otro lado, guardar todo para siempre crea desorden innecesario y costes.
Conocer los periodos exactos de conservación le ayuda a:
- Mantener el cumplimiento legal
- Automatizar la eliminacion/archivado de documentos antiguos
- Ahorrar espacio de almacenamiento (físico y digital)
- Estar preparado para auditorias fiscales e inspecciones
Calendario de conservación de documentos
Registros financieros
| Tipo de documento | Periodo de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Estados financieros anuales | Permanente | Ley de Sociedades / PCGA |
| Libro mayor y diarios | 7 anos | Regulaciones fiscales |
| Facturas de venta y compra | 7 anos | IVA / Código Tributario |
| Extractos bancarios | 7 anos | Regulaciones fiscales |
| Declaraciones de IVA | 7 anos | Ley del IVA |
| Declaraciones del impuesto de sociedades | 7 anos | Código Tributario |
| Recibos de gastos | 7 anos | Regulaciones fiscales |
| Registros de nominas | 7 anos | Legislación laboral |
Registros de empleados
| Tipo de documento | Periodo de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Contratos de trabajo | 6 anos tras la finalización | Legislación laboral |
| Registros de pensión | Permanente | Regulaciones de pensiones |
| Hojas de asistencia / control horario | 3 anos | Directiva de Tiempo de Trabajo |
| Registros de salud y seguridad | 40 anos | Regulaciones de PRL |
| Registros de formación | Duración del empleo + 3 anos | Mejores practicas |
Documentos comerciales y legales
| Tipo de documento | Periodo de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Escritura de constitución | Permanente | Ley de Sociedades |
| Contratos con clientes/proveedores | 6 anos tras vencimiento | Ley de Prescripción |
| Albaranes | 6 anos | Ley de Compraventa |
| Ordenes de compra | 6 anos | Derecho mercantil |
| Permisos de planificación | Permanente | Regulaciones urbanísticas |
| Pólizas de seguro | Permanente (mientras activa + 6 anos) | Legislación de seguros |
Que ocurre si destruye documentos demasiado pronto?
Las consecuencias pueden ser graves:
- Sanciones fiscales: la autoridad tributaria puede imponer multas y estimar su base imponible
- Incapacidad para demostrar su posición en un tribunal o durante una auditoria
- Perdida de deducciones fiscales: sin factura no hay devolución de IVA
- Sanciones regulatorias: los reguladores del sector pueden tomar medidas
Como automatizar los periodos de conservación
Rastrear manualmente los periodos de conservación de miles de documentos es una tarea imposible. Un DMS como Docavelo puede:
- Asignar automáticamente periodos de conservación según el tipo de documento
- Enviar alertas antes de que expire un periodo de conservación
- Sugerir archivado o eliminación de documentos pasado su periodo de conservación
- Generar informes sobre documentos por periodo de conservación
- Prevenir la eliminación prematura bloqueando documentos
Almacenamiento digital vs. en papel
En la mayoría de las jurisdicciones, las copias digitales ahora tienen la misma validez legal que los originales en papel, siempre que cumplan ciertos requisitos (integridad, autenticidad, legibilidad). Esto significa que puede:
- Escanear documentos en papel y almacenarlos digitalmente
- Destruir los originales en papel después de la digitalización (siguiendo el procedimiento adecuado)
- Usar facturas electrónicas en lugar de papel
El almacenamiento digital no solo es legal: es mas barato, mas seguro y mas practico.
Conclusión
Los periodos de conservación no son opcionales: son un requisito legal. Eliminar demasiado pronto cuesta multas; guardar demasiado tiempo cuesta espacio y recursos.
Docavelo rastrea automáticamente los periodos de conservación de cada documento y le notifica cuando es hora de archivar o eliminar. Nunca mas tendrá que rastrear plazos manualmente.
