Organización de documentos de RRHH: desde la contratación hasta la baja

Documentación de RRHH: sensible y obligatoria

Por cada empleado, una empresa debe conservar: contrato de trabajo, modificaciones, acuerdo de confidencialidad, registros de nominas, certificados de formación, evaluaciones de desempeno, aprobaciones de vacaciones, cualquier acción disciplinaria y documentación de cese.

Las leyes laborales prescriben periodos de conservación desde 5 anos hasta permanente para diversos documentos de RRHH.

Ciclo de vida de los documentos de RRHH

1. Contratación: CV, contrato de trabajo, copia de DNI, acuerdo de confidencialidad, materiales de incorporación
2. Durante el empleo: nominas, registros de vacaciones, evaluaciones, formación, modificaciones contractuales
3. Baja: notificación de cese, protocolo de traspaso, liquidación final, certificados de seguridad social

Como el DMS ayuda a RRHH

Organización por empleado

Cada empleado tiene un expediente digital con todos los documentos: desde el primer día hasta el ultimo. Busque por nombre, departamento o tipo de documento.

Control de acceso

Solo el departamento de RRHH puede ver la documentación de personal. Los gerentes ven solo a sus subordinados directos. Nadie mas tiene acceso a datos de nominas o expedientes disciplinarios.

Periodos de conservación automáticos

Registros de nominas: permanente. Declaraciones de seguridad social: 5 anos. El DMS rastrea automáticamente los periodos de conservación y notifica cuando es hora de la destrucción de documentos.

Listas de verificación de incorporacion/baja

Nuevo empleado? El DMS genera una lista de verificación de todos los documentos requeridos. Empleado que se va? Lista de verificación para el traspaso y cierre de expediente.

Conclusión

Docavelo mantiene la documentación de RRHH organizada, segura y conforme a la ley. Control de acceso, periodos de conservación automáticos y registros completos. Pruebelo gratis.