Mandato VeriFactu en España: Requisitos de software de facturación certificado para 2027

Que es VeriFactu y por que es importante?

VeriFactu es el nuevo sistema de facturación certificada de España introducido bajo el Real Decreto 1007/2023, que implementa las disposiciones antifraude de la Ley 11/2021 (Ley Antifraude). La regulación exige que todas las empresas y trabajadores autónomos en España utilicen software de facturación certificado que genere registros a prueba de manipulación y comunique los datos de las facturas a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en tiempo real o casi en tiempo real. El objetivo es eliminar las transacciones de la economía sumergida y garantizar que cada hecho imponible quede registrado con precisión y sea verificable por la autoridad tributaria.

A diferencia de los requisitos de facturación anteriores, VeriFactu introduce un proceso de certificación técnica para los proveedores de software. Cada aplicación de facturación debe ser verificada de forma independiente para asegurar que no pueda alterar ni eliminar registros de facturas una vez generados. Esto representa un cambio fundamental del cumplimiento basado en la confianza al cumplimiento impuesto por la tecnología, alineando a España con países como Italia y Portugal que ya han implementado sistemas similares.

Calendario de implementación: Plazos clave para 2027

El despliegue de VeriFactu sigue un enfoque escalonado basado en el tamaño de la empresa y el régimen fiscal:

• 1 de enero de 2027: Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben comenzar a usar software de facturación certificado conforme a VeriFactu. Esto cubre a todas las Sociedades Limitadas y Sociedades Anónimas independientemente de su facturación.
• 1 de julio de 2027: Todos los contribuyentes restantes, incluidas las pymes, los profesionales autónomos y las entidades bajo el régimen del IRPF, deben adoptar software certificado.

Los desarrolladores y proveedores de software tienen hasta estas fechas para obtener la certificación de sus productos. La AEAT ha publicado especificaciones técnicas detalladas, incluyendo el requisito de firmas hash encadenadas que vinculan cada registro de factura al anterior, creando una cadena de auditoria inviolable. Las empresas deben comenzar a evaluar soluciones de software conformes de inmediato, ya que el proceso de integración y pruebas suele requerir de 6 a 12 meses.

Códigos QR y requisitos de reporte en tiempo real

Uno de los cambios mas visibles bajo VeriFactu es la inclusión obligatoria de un código QR en cada factura emitida. Este código QR contiene una URL de verificación única que permite al destinatario, o a los inspectores de la AEAT, confirmar la autenticidad de la factura y verificar que ha sido debidamente reportada a la autoridad tributaria. El código QR debe codificar el numero de factura, la fecha, el importe total y un valor hash seguro.

Los sistemas conformes con VeriFactu deben transmitir los registros de facturas a la AEAT ya sea en tiempo real en el momento de la emisión o por lotes dentro de un plazo definido. El sistema admite dos modos de operación: el modo "VeriFactu" con envio automático en tiempo real a la AEAT, y el modo "no VeriFactu" donde el software certificado mantiene registros locales a prueba de manipulación que pueden enviarse bajo demanda. Sin embargo, las empresas que elijan el modo no VeriFactu enfrentan una mayor carga de prueba durante las auditorias fiscales y pueden estar sujetas a inspecciones mas frecuentes.

Sanciones por incumplimiento

España ha establecido sanciones significativas para imponer la adopción de VeriFactu:

• Fabricantes y desarrolladores de software: Multas de hasta EUR 50.000 por ejercicio fiscal por producir, comercializar o distribuir software de facturación que no cumpla los requisitos de certificación.
• Empresas que usen software no conforme: Multas de hasta EUR 50.000 por ejercicio fiscal por usar sistemas de facturación que permitan la manipulación de registros, la doble contabilidad o la alteración de facturas.
• Sanciones por transacción: Pueden aplicarse multas adicionales por factura cuando se detecten irregularidades durante las auditorias.

Estas sanciones representan un aumento sustancial respecto a las multas anteriores relacionadas con la facturación y reflejan la determinación del Gobierno español de cerrar la brecha del IVA, que se ha estimado en mas de EUR 6.000 millones anuales.

Como preparar su empresa para VeriFactu

La preparación debe comenzar con una auditoria de su infraestructura de facturación actual. Muchos sistemas ERP heredados y herramientas de facturación independientes requerirán actualizaciones significativas o una sustitución completa para cumplir los estándares de VeriFactu. Los pasos clave incluyen:

• Inventariar todos los sistemas que generan, procesan o almacenan facturas en su organización.
• Contactar con su proveedor de software para confirmar su calendario de certificación VeriFactu y la ruta de actualización.
• Evaluar si su infraestructura actual admite la transmisión de datos en tiempo real a los servidores de la AEAT.
• Formar al personal de contabilidad y finanzas sobre los nuevos requisitos de códigos QR y obligaciones de conservación de registros.
• Considerar soluciones basadas en la nube que ofrezcan actualizaciones automáticas y funciones de cumplimiento integradas.

Las empresas que operan en múltiples regiones de España también deben tener en cuenta que el País Vasco y Navarra tienen sus propios regímenes fiscales (TicketBAI en el País Vasco) con requisitos paralelos pero distintos. Las empresas con operaciones en estos territorios necesitan garantizar el cumplimiento tanto de VeriFactu como de los mandatos regionales.