Inspección archivística: que comprueban, como prepararse y cuales son las sanciones
Todo lo que necesita saber sobre la inspección archivística en Serbia: que auditan, como prepararse, que documentos exigen y cual es la cuantía de las multas.
Que es una inspección archivística?
Una inspección archivística es una auditoria realizada por los archivos competentes sobre las personas jurídicas y empresarios en Serbia, para verificar que la documentación se almacena, mantiene y protege de acuerdo con la Ley de materiales de archivo y actividades de archivo.
Las inspecciones pueden ser ordinarias (planificadas) o extraordinarias (a raíz de una denuncia o iniciativa). Cualquier empresa en Serbia puede ser objeto de inspección, independientemente de su tamaño o actividad.
Que comprueban los inspectores?
1. Reglamento de protección del material registral
Tiene la empresa un Reglamento interno adoptado? Esta actualizado? Están los empleados familiarizados con el?
2. Lista de categorías de material registral
Existe una lista de categorías con periodos de conservación? Ha sido aprobada por el archivo competente? Coincide con los tipos de documentación reales de la empresa?
3. Libro de archivo
Se mantiene? Esta correctamente rellenado? Se presento al archivo a tiempo (antes del 30 de abril)? Son los números secuenciales continuos?
4. Nombramiento de persona responsable
Se ha designado formalmente a una persona responsable de la protección del material registral?
5. Condiciones de almacenamiento
Donde se almacena la documentación? Es la sala adecuada (seca, protegida contra incendios, cerrada)? Están los estantes y archivadores en orden?
6. Destrucción de documentos
Ha destruido la empresa alguna documentación? Si es así: obtuvo primero la aprobación del archivo? Existe un acta de destrucción?
Como prepararse para una inspección
Utilice esta lista de verificación para comprobar su preparación:
- Reglamento de protección del material registral adoptado
- Lista de categorías aprobada por el archivo competente
- Libro de archivo rellenado y presentado para todos los anos anteriores
- Persona responsable designada (con decision/resolucion)
- Documentación almacenada en condiciones adecuadas
- Si hubo destrucción: aprobación del archivo + acta
- Documentación electrónica debidamente archivada
Sanciones por infracciones
Según los Artículos 42-43 de la Ley:
| Infractor | Rango de sanciones |
|---|---|
| Personas jurídicas | de 50.000 a 2.000.000 RSD |
| Empresarios | de 10.000 a 500.000 RSD |
| Personas responsables | de 5.000 a 150.000 RSD |
Las sanciones mas severas son por destruir documentación sin aprobación, especialmente si se destruyen documentos de valor permanente.
Que pasa si su empresa nunca ha presentado un libro de archivo?
Este es un escenario común. Muchas empresas operan durante anos sin presentar nunca un libro de archivo. En ese caso:
- No entre en pánico, pero actue de inmediato
- Rellene retroactivamente los libros de archivo de todos los anos anteriores
- Adopte un Reglamento y una lista de categorías si no los tiene
- Designe una persona responsable
- Contacte con el archivo competente: generalmente son cooperativos y ayudan a las empresas que acuden voluntariamente
Es mejor acudir al archivo por iniciativa propia que esperar a una inspección.
Conclusión
Una inspección archivística no es algo que temer: siempre que su documentación este en orden. La clave es un enfoque sistemático: Reglamento, lista de categorías, libro de archivo y almacenamiento adecuado.
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