Migración a DMS: como transferir sus documentos existentes
El mayor temor al cambiar a un DMS: "Que pasa con nuestros documentos existentes?" Aquí esta la guía para una migración sin dolor.
Temor n.o 1: "Tenemos miles de documentos"
Toda empresa que considera un DMS tiene el mismo temor: "Como transferiremos todos los documentos del servidor, correo, archivadores?" La respuesta: no tiene que hacerlo todo de una vez.
Paso 1: Inventariar los documentos existentes
Antes de la migración, haga un inventario:
- Cuantos documentos en total (estime por carpeta)?
- Donde están: unidad compartida, correo, papel, nube?
- Que formatos: PDF, Word, Excel, escaneados?
- Cuales se usan activamente vs. cuales son de archivo?
Paso 2: Priorizar
- Documentos nuevos (inmediatamente): Desde el primer día, todo lo nuevo va al DMS
- Documentos activos (semana 1-2): Contratos activos, proyectos en curso
- Legalmente requeridos (semana 2-4): Documentación fiscal, expedientes de RRHH
- Archivos (mes 2-3): Documentación mas antigua, por prioridad
Paso 3: Carga masiva
Para grandes volúmenes: arrastre y suelte carpetas enteras. El DMS preserva su estructura de carpetas existente y aplica automáticamente OCR a los documentos escaneados.
Paso 4: Etiquetado por IA
La IA reconoce automáticamente el tipo de documento, la fecha y las partes involucradas. Los metadatos se añaden automáticamente: usted solo revisa y corrige cualquier error.
Paso 5: Operación en paralelo
Durante la migración: los sistemas antiguo y nuevo funcionan en paralelo. Los documentos nuevos van al DMS. Los antiguos se transfieren gradualmente. Cuando todo esta migrado: el sistema antiguo se apaga.
Cronograma
| Fase | Duración |
|---|---|
| Preparación e inventario | 1-2 días |
| Configuración del DMS | 1 día |
| Migración de documentos activos | 1-2 semanas |
| Operación en paralelo | 2-4 semanas |
| Migración completa | 1-3 meses |
Conclusión
La migración a Docavelo no significa interrupción del negocio. Comience con los documentos nuevos hoy, migre los antiguos gradualmente. Carga masiva, etiquetado por IA y OCR hacen el proceso indoloro. Pruebelo gratis.
