Colaboración documental en equipo: trabajar en los mismos archivos de forma eficiente
contrato_FINAL_v2_DEFINITIVO.docx: si esto le resulta familiar, tiene un problema de versiones. Así es como solucionarlo.
El problema de la colaboración basada en correo electrónico
El director envía un contrato a un cliente. El cliente cambia 2 clausulas y lo devuelve. El abogado corrige. El director anade algo. La versión final? Nadie esta seguro.
En la carpeta compartida ve: contrato_v1.docx, contrato_v2.docx, contrato_FINAL.docx, contrato_FINAL_correccion.docx, contrato_FINAL_v2_DEFINITIVO.docx.
Por que esto es peligroso, no solo molesto
- Consecuencias legales: firmar la versión incorrecta: los términos negociados no están incluidos
- Perdidas financieras: presupuesto con precios antiguos enviado al cliente
- Perdida de tiempo: cada "cual es la ultima versión?" cuesta 5-10 minutos
Como el DMS resuelve la colaboración documental
Versionado automático
Cada edición crea una nueva versión automáticamente. Sin "Guardar como", sin renombrar. Siempre sabe cual es la ultima.
Comentarios y anotaciones
En lugar de enviar por correo "mire la pagina 3, linea 5": comentarios directamente en el documento. Todos ven, todos responden, todo en un lugar.
Flujos de aprobación
Flujo del documento: autor -> jefe de departamento -> director -> cliente. Cada paso automatizado, con notificaciones y plazos.
Conclusión
Docavelo elimina el caos de versiones. Versionado automático, comentarios en documentos, flujos de aprobación y una versión final clara en todo momento. Pruebelo gratis.
