Cerrar una empresa: que hacer con sus documentos
Cerrar una empresa no significa que pueda desechar los documentos. La ley prescribe obligaciones de conservación y entrega al archivo. Aquí esta la guía completa.
Cerrar una empresa ≠ cerrar el archivo
Muchos empresarios creen que cerrar una empresa pone fin a la obligación de conservar documentos. Eso no es cierto. Las leyes de archivos exigen que la documentación debe preservarse incluso después de que una persona jurídica deje de operar.
Obligaciones legales al cerrar
- Organizar la documentación: todos los documentos deben ordenarse por ano y categoría
- Actualizar el libro de archivo: inventario completo de toda la documentación
- Separar los registros permanentes: los documentos de valor duradero se separan
- Entrega al archivo estatal: los registros permanentes se transfieren al archivo competente
- Destrucción del material no permanente: solo con aprobación del archivo
Periodos de conservación que se aplican tras el cierre
| Tipo de documento | Periodo de conservación |
|---|---|
| Estados financieros | Permanente |
| Documentación fiscal | 10 anos |
| Registros de nominas | Permanente |
| Contratos de trabajo | Permanente |
| Contratos comerciales | 10 anos desde el vencimiento |
| Facturas | 10 anos |
Como el DMS facilita el cierre
- Entrega organizada: todos los documentos ya clasificados con metadatos
- Libro de archivo automático: genere el libro de archivo completo para la entrega
- Exportación en formatos estándar: PDF/A para preservación a largo plazo
- Pista de auditoria: prueba de integridad documental durante todo el periodo de conservación
Conclusión
Docavelo le ayuda a cerrar su empresa en cumplimiento de la ley. Libro de archivo automático, documentación organizada y exportación para entrega al archivo estatal. No espere hasta el ultimo momento: organice sus documentos ahora.
