Archivado de albaranes: conservación legal de 10 anos
La ley exige conservar los albaranes electrónicos durante al menos 10 anos (sector publico: permanentemente). Así se organiza el archivado y se esta preparado para inspecciones.
Cuanto tiempo debe conservar los albaranes electrónicos?
| Tipo de entidad | Periodo de conservación |
|---|---|
| Sector publico | Permanente |
| Sector privado | Mínimo 10 anos desde la fecha de emisión |
Que debe conservar exactamente?
- Albaranes electrónicos: todos los enviados y recibidos
- Albaranes de recepción electrónicos: todas las confirmaciones
- Versiones en papel con holograma: si se utilizaron durante interrupciones
- Pista de auditoria: quien creo, modifico, confirmo
- Adjuntos: fotos, CMR, certificados de calidad
Donde se almacenan los albaranes electrónicos?
1. Sistema central (portal)
El portal almacena todos los albaranes de forma centralizada, pero depender unicamente de el es arriesgado: la ley le hace responsable a USTED.
2. Su propio sistema (obligatorio)
Debe tener su propia copia. Opciones: DMS (recomendado), archivo ERP o sistema de archivos.
Por que un DMS para el archivado?
- Clasificación automática: por destinatario, fecha, tipo de mercancía
- Conservación garantizada: evita la eliminación accidental
- Integridad documental: valores hash, firmas digitales, pista de auditoria
- Vinculación cruzada: conecta albaranes con facturas, albaranes de recepción, contratos
Que buscan los inspectores
- Tiene todos los albaranes?
- Son buscables?
- Están sin modificar?
- Tiene una pista de auditoria?
- Tiene copias de seguridad?
Lista de verificación de archivado
- DMS o ERP con archivado a largo plazo
- Sincronización automática con el portal de albaranes electrónicos
- Copia de seguridad externa (nube o física)
- Periodos de conservación configurados (10 anos / permanente)
- Protección contra eliminación (bloqueo de conservación)
- Búsqueda por destinatario, fecha, tipo de mercancía
- Pista de auditoria habilitada
- Vinculado con facturas electrónicas y albaranes de recepción
Conclusión
Archivar albaranes electrónicos no es opcional: es un requisito legal durante 10 anos. No dependa unicamente del portal gubernamental.
Docavelo archiva automáticamente todos los albaranes electrónicos durante mas de 10 anos, con búsqueda completa, pista de auditoria y protección contra eliminación. Siempre preparado para inspecciones.
