Οργάνωση Εγγράφων HR: Από την Πρόσληψη μέχρι την Αποχώρηση

Τεκμηρίωση HR: Ευαίσθητη και Υποχρεωτική

Για κάθε εργαζόμενο, μια εταιρεία πρέπει να διατηρεί: σύμβαση εργασίας, τροποποιήσεις, NDA, αρχεία μισθοδοσίας, πιστοποιήσεις εκπαίδευσης, αξιολογήσεις απόδοσης, εγκρίσεις αδειών, τυχόν πειθαρχικές ενέργειες και τεκμηρίωση λύσης σχέσης εργασίας.

Η εργατική νομοθεσία προβλέπει περιόδους διατήρησης από 5 χρόνια μέχρι μόνιμα για διάφορα έγγραφα HR.

Κύκλος Ζωής Εγγράφων HR

1. Πρόσληψη: CV, σύμβαση εργασίας, αντίγραφο ταυτότητας, NDA, υλικά onboarding
2. Κατά τη διάρκεια απασχόλησης: μισθοδοτικά, αρχεία αδειών, αξιολογήσεις, εκπαίδευση, τροποποιήσεις σύμβασης
3. Αποχώρηση: καταγγελία, πρωτόκολλο παράδοσης, τελική εκκαθάριση, πιστοποιητικά ταμείων

Πώς το DMS Βοηθά το HR

Οργάνωση Βάσει Εργαζομένου

Κάθε εργαζόμενος έχει ψηφιακό φάκελο με όλα τα έγγραφα, από την πρώτη μέρα μέχρι την τελευταία. Αναζήτηση κατά όνομα, τμήμα ή τύπο εγγράφου.

Έλεγχος Πρόσβασης

Μόνο το τμήμα HR μπορεί να δει τεκμηρίωση HR. Οι managers βλέπουν μόνο τα άμεσα αναφερόμενά τους. Κανένας άλλος δεν έχει πρόσβαση σε μισθοδοτικά δεδομένα ή πειθαρχικά αρχεία.

Αυτόματες Περίοδοι Διατήρησης

Αρχεία μισθοδοσίας: μόνιμα. Ασφαλιστικές υποβολές: 5 χρόνια. Το DMS παρακολουθεί αυτόματα τις περιόδους διατήρησης και ειδοποιεί όταν είναι ώρα για καταστροφή εγγράφων.

Checklists Onboarding/Offboarding

Νέος εργαζόμενος; Το DMS δημιουργεί checklist με όλα τα απαιτούμενα έγγραφα. Εργαζόμενος φεύγει; Checklist για παράδοση και κλείσιμο φακέλου.

Συμπέρασμα

Το Docavelo διατηρεί την τεκμηρίωση HR οργανωμένη, ασφαλή και νομικά συμμορφωμένη. Έλεγχος πρόσβασης, αυτόματες περίοδοι διατήρησης και πλήρη αρχεία. Δοκιμάστε δωρεάν.