DMS για Λογιστικά Γραφεία: Διαχείριση Εγγράφων για 50+ Πελάτες
Τα λογιστικά γραφεία διαχειρίζονται τεκμηρίωση δεκάδων πελατών. Πώς το DMS φέρνει τάξη στο χάος φακέλων και email.
Χάος στα Λογιστικά Γραφεία
Ένα τυπικό λογιστικό γραφείο χειρίζεται βιβλία για 30-100 πελάτες. Κάθε πελάτης στέλνει μηνιαίως τιμολόγια, τραπεζικές καταστάσεις, συμβόλαια, εντολές μετακίνησης. Πολλαπλασιάστε επί 12 μήνες και παίρνετε χιλιάδες έγγραφα ετησίως.
Τρέχον "σύστημα": φάκελος ανά πελάτη στον server, email με συνημμένα, messaging groups, χάρτινοι φάκελοι. Αποτέλεσμα; Ξοδεύετε περισσότερο χρόνο βρίσκοντας έγγραφα παρά κάνοντας λογιστική.
Πώς το DMS Αλλάζει τη Δουλειά του Γραφείου
Οργάνωση Βάσει Πελάτη
Κάθε πελάτης έχει τον δικό του χώρο με αυτόματη κατηγοριοποίηση: εισερχόμενα τιμολόγια, εξερχόμενα τιμολόγια, καταστάσεις, συμβόλαια, φορολογικά έντυπα. Η AI αναγνωρίζει τον τύπο εγγράφου και τον αρχειοθετεί σωστά.
Πύλη Ανεβάσματος Πελατών
Αντί για email και μηνύματα, οι πελάτες ανεβάζουν έγγραφα απευθείας στην πύλη. Κάθε έγγραφο καταλήγει αυτόματα στον σωστό φάκελο. Τέλος το "σου έστειλα το τιμολόγιο με email, το πήρες;"
Προθεσμίες Φορολογικών Υποβολών
Το DMS υπενθυμίζει αυτόματα τις προθεσμίες: δήλωση ΦΠΑ μέχρι τις 15, ετήσιος φόρος μέχρι Μάρτιο, αρχειακό βιβλίο μέχρι Απρίλιο. Για κάθε πελάτη ξεχωριστά.
Μαζική Σάρωση
Ο πελάτης φέρνει ένα κουτί χάρτινα τιμολόγια; Μαζική σάρωση + OCR = τα πάντα ψηφιοποιημένα, αναζητήσιμα και οργανωμένα σε 30 λεπτά αντί 3 ημέρες.
ROI για Λογιστικά Γραφεία
| Δραστηριότητα | Χωρίς DMS | Με DMS |
|---|---|---|
| Εύρεση τιμολογίου | 5-15 λεπτά | 10 δευτερόλεπτα |
| Λήψη εγγράφων πελάτη | Email + χειροκίνητη ταξινόμηση | Αυτόματη πύλη |
| Προετοιμασία φορολογικού ελέγχου | 2-3 ημέρες | 30 λεπτά |
| Χρόνος σε διοικητικά | 40% εργάσιμου χρόνου | 10% εργάσιμου χρόνου |
Συμπέρασμα
Το Docavelo είναι ιδανικό για λογιστικά γραφεία: πύλη πελατών, κατηγοριοποίηση AI, αυτόματες προθεσμίες και σάρωση OCR. Εξοικονομήστε 30% του εργάσιμου χρόνου σας. Δοκιμάστε δωρεάν.
