Digitale Personalakte ab 2027: DRV-Ausnahme endet 2026

Eine stille Frist, die fast jeden Arbeitgeber betrifft

Während die Diskussion in Deutschland um E-Rechnung, GoBD und NIS2 kreist, nähert sich eine andere Frist, die kaum Schlagzeilen macht und dennoch praktisch jeden Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten erfasst: Ab dem 1. Januar 2027 müssen beitragsrelevante Entgeltunterlagen elektronisch und in revisionssicherer Form geführt werden. Grundlage ist die Beitragsverfahrensverordnung (BVV), die in Paragraf 8 die elektronische Führung dieser Unterlagen vorschreibt.

Der entscheidende Punkt ist der Wegfall einer Uebergangsregelung. Bisher konnten Arbeitgeber bei der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung von der elektronischen Führung beantragen und ihre Entgeltunterlagen weiterhin in Papierform vorhalten. Diese Befreiungsmoeglichkeit nach den Vorgaben des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV, insbesondere im Kontext der Prüfung nach Paragraf 28p SGB IV) endet zum 31. Dezember 2026. Wer also bislang auf Papier gesetzt hat, hat keine Wahl mehr: Die digitale Personalakte wird zur Pflicht, nicht zur Option.

Welche Unterlagen die Regelung erfasst

Paragraf 8 BVV listet die Entgeltunterlagen auf, die zu führen und vorzuhalten sind. Dazu gehören unter anderem Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Nachweise über die Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsabrechnungen der Krankenkassen, Unterlagen zur Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags sowie Nachweise zu Beschaeftigungsverhaeltnissen und zur Versicherungsfreiheit. Auch Bescheinigungen über Vorerkrankungen, Erklärungen zur Mehrfachbeschaeftigung und Unterlagen zur Beitragsgruppenzuordnung fallen darunter.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der reinen Aufbewahrung und der gesetzlich geforderten elektronischen Führung. Ein eingescanntes PDF in einem Ordner auf dem Dateiserver erfüllt die Anforderung nicht automatisch. Verlangt wird ein Verfahren, das die Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit der Daten über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherstellt. Genau hier scheitern viele Unternehmen, die ihre Personalakten zwar digitalisiert, aber nicht revisionssicher abgelegt haben.

Aufbewahrungsfristen: ein Flickenteppich aus mehreren Gesetzen

Anders als oft angenommen gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen. Die Fristen ergeben sich aus verschiedenen Rechtsquellen und hängen vom Dokumententyp ab. Sozialversicherungsrechtlich relevante Unterlagen sind nach Paragraf 28f SGB IV mindestens bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren, in der Praxis werden hier häufig mindestens fünf Jahre angesetzt.

Lohnabrechnungen und entgeltbezogene Buchungsbelege unterliegen den steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach Paragraf 147 Abgabenordnung (AO) und Paragraf 257 Handelsgesetzbuch (HGB). Mit der Reform durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Arbeitsverträge und arbeitsrechtlich relevante Schriftstuecke sollten dagegen oft deutlich länger vorgehalten werden, da Anspruechte aus dem Arbeitsverhaeltnis und renten- oder versorgungsrelevante Nachweise weit in die Zukunft reichen können. Bei titulierten Forderungen kommen über Paragraf 197 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sogar Fristen von bis zu 30 Jahren in Betracht.

Die andere Seite der Medaille: die Loeschpflicht

Wer über Aufbewahrungsfristen spricht, darf die Kehrseite nicht vergessen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und kein anderer Rechtfertigungsgrund mehr besteht, entsteht eine Loeschpflicht. Eine zu lange Vorhaltung von Personalunterlagen ist damit kein Zeichen von Sorgfalt, sondern ein eigenständiger Datenschutzverstoss.

Das Risiko ist erheblich. Verstöße gegen die DSGVO können nach Artikel 83 mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Eine rein elektronische Personalakte verschärft diese Anforderung sogar, weil Daten in digitalen Systemen leichter dauerhaft liegen bleiben, wenn keine automatisierten Loeschroutinen existieren. Die Grundlage für die Verarbeitung von Beschaeftigtendaten bildet dabei in Deutschland weiterhin Paragraf 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Verbindung mit der DSGVO.

Was die Pflicht zur elektronischen Führung praktisch bedeutet

Aus der Kombination von BVV, AO, HGB, SGB IV und DSGVO ergibt sich ein anspruchsvolles Pflichtenheft. Beitragsrelevante Unterlagen müssen ab 2027 elektronisch und revisionssicher vorliegen. Gleichzeitig müssen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen pro Dokumententyp abgebildet und Daten nach Fristablauf zuverlässig gelöscht werden. Ein einfaches Ablagesystem ohne Fristensteuerung kann diese Aufgaben nicht leisten.

Für Personalabteilungen heißt das konkret: Sie sollten bis Ende 2026 prüfen, ob ihre Entgeltunterlagen tatsächlich elektronisch geführt werden, ob die Ablage manipulationssicher ist und ob ein nachvollziehbares Löschkonzept existiert. Insbesondere Unternehmen, die bisher die Befreiung der Deutschen Rentenversicherung in Anspruch genommen haben, sollten den Umstieg nicht auf den letzten Moment verschieben. Eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung nach Paragraf 28p SGB IV kann die Form der Unterlagen unmittelbar zum Gegenstand machen, und ab 2027 ist die Papierform für den beitragsrelevanten Teil kein zulässiger Zustand mehr.

Zeitplan bis zum Jahreswechsel 2026/2027

Der praktische Fahrplan ist klar umrissen. Im Laufe des Jahres 2026 sollte eine Bestandsaufnahme erfolgen, welche Personalunterlagen heute noch in Papierform geführt werden und welche Befreiungen bestehen. Anschließend gilt es, ein elektronisches Führungs- und Aufbewahrungsverfahren einzurichten, das revisionssicher arbeitet und die unterschiedlichen Fristen abbildet. Bis zum 31. Dezember 2026 muss der Umstieg abgeschlossen sein, weil die Ausnahmeregelung mit diesem Datum endet. Wer den Stichtag im Blick behält, vermeidet doppelte Risiken: ein Formverstoss gegenüber der Rentenversicherung auf der einen und ein Datenschutzverstoss durch fehlende Löschung auf der anderen Seite.