GoBD-Aenderung 2025: Warum nur XML-Archive zählen
Die aktualisierte GoBD bestätigt, dass nur strukturierte XML-Daten als gültiges E-Rechnungsarchiv gelten: eine PDF allein reicht für die deutsche Steuerkonformitaet nicht aus.
Die GoBD-Aenderung 2025: Ein Paradigmenwechsel für die Archivierung
Die aktualisierte GoBD, gültig ab dem 14. Juli 2025, klärt grundlegend, was ein konformes E-Rechnungsarchiv ausmacht. Die zentrale Feststellung: Bei der Archivierung elektronischer Rechnungen müssen nur die strukturierten XML-Daten (XRechnung oder ZUGFeRD-XML-Nutzdaten) aufbewahrt werden. Eine PDF-Visualisierung der Rechnung ist NICHT das rechtlich maßgebliche Dokument.
Dies hat erhebliche Auswirkungen für Unternehmen, die bisher PDF-Kopien ihrer Rechnungen archiviert und diese als konforme Unterlagen behandelt haben.
Was GoBD-Konformitaet erfordert
GoBD-konformes digitales Archivieren schreibt vor:
- Unveraenderlichkeit: Archivierte Dokumente dürfen während der Aufbewahrungsfrist nicht geändert, überschrieben oder gelöscht werden
- Vollständige und genaue Erfassung: Jede Rechnung muss in ihrem Originalformat archiviert werden
- Systematische Organisation: Dokumente müssen nach relevanten Kriterien indiziert und abrufbar sein
- Verfahrensdokumentation: Eine Verfahrensdokumentation, die den Archivierungsprozess beschreibt, muss gepflegt werden
- Prüfpfad: Jeder Zugriff und jeder Verarbeitungsschritt muss protokolliert werden
Die 8-jaehrige Aufbewahrungsfrist
Die GoBD-Aenderung verkürzte die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 auf 8 Jahre. Die Frist beginnt am 1. Januar des Jahres nach der Dokumentenerstellung. Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss mindestens bis zum 1. Januar 2035 aufbewahrt werden.
Die Herausforderung gemischter Formate
In den Jahren 2025-2026 erhalten deutsche Unternehmen gleichzeitig Rechnungen in mehreren Formaten: XRechnung (reines XML), ZUGFeRD (PDF+XML-Hybrid) und herkömmliche PDFs. Ein konformes Archivierungssystem muss alle drei Formate korrekt verarbeiten: das XML aus ZUGFeRD-Dokumenten extrahieren und erhalten und gleichzeitig die herkömmlichen PDFs aufbewahren, die vor der Pflicht eingegangen sind.
Die Bewusstseinsuecke bei KMU
Viele deutsche KMU haben trotz der Ausstellungsfrist im Januar 2027 noch keine Vorbereitungen getroffen. Ein Unternehmen mit einem Umsatz von EUR 800.000 und mehr, das bis Ende 2026 keine XRechnung- oder ZUGFeRD-Erstellung eingeführt hat, wird sofortigem Bussgeldrisko ausgesetzt sein.
