E-Rechnungspflicht 2027: Vorbereiten oder 5.000 EUR Strafe

2026: Das entscheidende Jahr für die deutsche E-Rechnung

Deutsche Steuerexperten nennen 2026 das "Schicksalsjahr" für die elektronische Rechnungsstellung. Das Wachstumschancengesetz, das am 27. März 2024 in Kraft trat, schrieb die B2B-E-Rechnungspflicht in Stufen vor. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Die entscheidende Frist nähert sich jedoch: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als EUR 800.000 alle B2B-Rechnungen im strukturierten elektronischen Format ausstellen.

Die Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026. Nach diesem Datum sind Papierrechnungen und PDF-Rechnungen (auch mit Empfaengerzustimmung) für Unternehmen oberhalb der Schwelle nicht mehr gueltigt.

Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD

Deutsche E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die beiden wichtigsten Formate sind:

• XRechnung: Ein reines XML-Format: die native deutsche Umsetzung von EN 16931
• ZUGFeRD 2.1: Ein Hybridformat, das strukturierte XML-Daten in ein PDF/A-3-Dokument einbettet

Ein weit verbreitetes Missverständnis unter deutschen Unternehmen hält sich hartnaekkig: Eine PDF allein ist KEINE gültige E-Rechnung nach dem neuen Gesetz. Nur die strukturierte XML-Komponente ist maßgeblich. Die aktualisierte GoBD bestätigt, dass nur die XML-Daten archiviert werden müssen: nicht die visuelle PDF-Darstellung.

GoBD 2025: Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre verkürzt

Die GoBD-Aenderung, die am 14. Juli 2025 in Kraft trat, verkürzte die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 auf 8 Jahre. Die Frist beginnt am 1. Januar des Jahres, das auf die Dokumentenerstellung folgt. Unternehmen müssen GoBD-konforme digitale Archive führen, die Dokumentenintegrität, Unveraeraenderlichkeit und vollständige Pruefpfade für die gesamte Aufbewahrungsdauer sicherstellen.

Bußgelder bei Nichtkonformitaet

Ab dem 1. Januar 2027 zieht eine nicht konforme Rechnungsstellung Strafen nach § 26a UStG nach sich:

• Bis zu EUR 5.000 pro Verstoß für die Ausstellung nicht konformer Rechnungen
• Versagung des Vorsteuerabzugs bei Rechnungen, die die strukturierten Formatanforderungen nicht erfüllen

KfW-Foerderung für digitale Investitionen

Der KfW ERP-Foerderkredit Digitalisierung, der seit Juli 2025 verfügbar ist, stellt bis zu EUR 25 Millionen an Krediten für digitale Investitionsprojekte von KMU bereit, einschließlich eines Zinszuschusses von 3 % auf die ersten EUR 200.000. Das Programm Digitalbonus Bayern bietet bis zu EUR 50.000 für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern.