GoBD-Aenderung 2025: Was sich bei der digitalen Archivierung in Deutschland ändert
Die GoBD-Aenderung vom Juli 2025 verkürzt die Rechnungsaufbewahrung auf 8 Jahre und klärt die Regeln zur reinen XML-Archivierung von E-Rechnungen.
Wichtige Änderungen der GoBD-Aenderung 2025
Das Bundesfinanzministerium hat am 14. Juli 2025 die zweite Änderung der GoBD veröffentlicht und damit mehrere bedeutende Änderungen für die digitale Archivierung eingeführt:
- Aufbewahrungsfrist verkürzt: Die Rechnungsaufbewahrung sinkt von 10 auf 8 Jahre, was die langfristigen Speicherpflichten reduziert
- Reine XML-Archivierung: Bei E-Rechnungen muss nur die XML-Datei (oder der XML-Teil eines ZUGFeRD-Hybrids) aufbewahrt werden: die PDF-Visualisierung ist nicht erforderlich, es sei denn, sie enthält zusätzliche steuerrelevante Daten
- Originalformat-Erhaltung: Das Originaldateiformat muss immer archiviert werden, auch wenn das Dokument später zur Verarbeitung konvertiert wird
- Verfahrensdokumentation: Die Änderung bekräftigt die Anforderung einer umfassenden Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente empfangen, verarbeitet und archiviert werden
Auswirkungen auf bestehende Archivierungssysteme
Viele deutsche Unternehmen haben in Archivierungssysteme investiert, die auf 10-jaehrige Aufbewahrung und PDF-zentrierte Workflows ausgelegt sind. Die GoBD-Aenderung 2025 erfordert eine Neukonfiguration dieser Systeme: Aufbewahrungszeitplaene müssen aktualisiert, XML-native Speicherfunktionen überprüft und die Verfahrensdokumentation an die neuen Regeln angepasst werden.
Die Änderung legt zudem erneut den Fokus auf die Vollständigkeit und Genauigkeit von Audit-Trails: jeder Schritt im Dokumentenlebenszyklus muss nachvollziehbar und dokumentiert sein.
Vorbereitung auf das E-Rechnungsmandat 2027
Die GoBD-Aenderung 2025 sollte im Kontext des E-Rechnungsmandats ab Januar 2027 für Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 EUR betrachtet werden. Unternehmen, die ihre Archivierungssysteme jetzt aktualisieren, um die neuen GoBD-Regeln zu erfüllen, sind bestens für den Umstieg auf die E-Rechnung positioniert. Das Programm "Digital Jetzt" und länderspezifische Förderungen wie DigitalStarter Saarland (bis zu 10.000 EUR) können die Implementierungskosten abfedern.
