Deutschland E-Rechnungspflicht 2027: Zeitplan für die verpflichtende B2B-E-Rechnung

Die E-Rechnungspflicht: Ein phasenweiser Ansatz zur digitalen Rechnungsstellung

Deutschlands Gesetz zur verpflichtenden E-Rechnung, bekannt als E-Rechnungspflicht, stellt eine der bedeutendsten Veränderungen der B2B-Rechnungsstellung seit Jahrzehnten dar. Anders als Länder, die sich für einen einzelnen Starttermin entschieden haben, hat Deutschland einen phasenweisen Rollout gewählt, der Unternehmen Zeit zur Anpassung gibt und gleichzeitig eine feste Frist für die vollständige Einhaltung setzt.

Die rechtliche Grundlage wurde im Wachstumschancengesetz gelegt, und der Zeitplan steht nun fest. Jedes in Deutschland tätige Unternehmen muss diese Termine kennen und sich entsprechend vorbereiten.

Drei wichtige Termine, die Sie nicht verpassen dürfen

Der Rollout folgt drei unterschiedlichen Phasen:

• 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Diese Phase ist bereits in Kraft, das heißt, Ihre Systeme sollten bereits strukturierte elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format akzeptieren.
• 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 EUR müssen E-Rechnungen für alle B2B-Transaktionen ausstellen. Papier- und einfache PDF-Rechnungen werden von diesen Unternehmen nicht mehr akzeptiert.
• 1. Januar 2028: Alle verbleibenden Unternehmen, unabhängig von der Größe, müssen E-Rechnungen ausstellen. Dies ist die endgültige Frist, weitere Verlängerungen sind nicht zu erwarten.

Der phasenweise Ansatz bedeutet, dass größere Unternehmen als frühe Anwender fungieren und die Infrastruktur und das Oekosystem aufbauen, das kleinere Unternehmen dann nutzen können.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Die Wahl des richtigen Formats

Deutschland erkennt zwei primäre E-Rechnungsformate an, die dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen:

• XRechnung: Ein reines XML-Format, das nur strukturierte Daten enthält. Es ist der Standard, der bereits für die B2G-Rechnungsstellung (Business-to-Government) erforderlich ist, und wird von vielen großen Unternehmen wegen seiner sauberen Maschinenlesbarkeit bevorzugt.
• ZUGFeRD 2.x: Ein Hybridformat, das eine XML-Datendatei in ein menschenlesbares PDF/A-3-Dokument einbettet. Dieses Format ist beliebt, weil es sowohl automatisierte Verarbeitung als auch visuelle Prüfung ermöglicht.

Beide Formate sind vollständig konform, aber Ihre Wahl kann von Ihren Handelspartnern und bestehenden Systemen abhängen. Viele Unternehmen entscheiden sich während der Uebergangsphase für ZUGFeRD, da es neben den strukturierten Daten eine visuelle Darstellung bewahrt.

Was als gültige E-Rechnung zählt

Ein entscheidender Punkt, den viele Unternehmen übersehen: Eine Standard-PDF per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungspflicht. Eine gültige E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten gemäß EN 16931 enthalten. Das bedeutet:

• Die Rechnungsdaten müssen ohne manuelle Eingriffe extrahierbar sein
• Alle vom Standard definierten Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein
• Die Datei muss in einem akzeptierten Format vorliegen (XRechnung XML oder ZUGFeRD PDF/A-3 mit eingebettetem XML)

Unternehmen, die nach ihrer jeweiligen Frist weiterhin einfache PDFs versenden, riskieren Strafen von bis zu 5.000 EUR pro Verstoß sowie die mögliche Ablehnung von Rechnungen durch ihre Handelspartner.

GoBD-Konformitaet und Archivierungspflichten

Das Empfangen und Ausstellen von E-Rechnungen ist nur ein Teil der Gleichung. Gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) müssen alle E-Rechnungen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format archiviert werden. Sie dürfen eine E-Rechnung nicht ausdrucken und nur die Papierkopie aufbewahren.

Nach der GoBD-Aenderung vom Juli 2025 wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 auf 8 Jahre verkürzt, und die Regeln zur reinen XML-Archivierung wurden präzisiert. Ihre Archivierungsloesung muss die Integrität, Authentizität und Unveraenderlichkeit der gespeicherten Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleisten.

Praktische Schritte zur Vorbereitung vor 2027

Mit der nahenden Frist für die 800.000 EUR-Schwelle im Januar 2027 sollten Unternehmen jetzt handeln:

• Prüfen Sie Ihren aktuellen Rechnungsworkflow und identifizieren Sie Lücken beim Empfang und der Erstellung von E-Rechnungen
• Wählen Sie eine E-Rechnungsloesung, die sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD unterstützt
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Archivierungssystem die GoBD-Anforderungen für unveränderliche Langzeitspeicherung erfüllt
• Bereiten Sie Ihre Verfahrensdokumentation vor, die Ihre digitalen Rechnungsverfahren beschreibt
• Prüfen Sie das Foerderprogramm go-digital, das bis zu 16.500 EUR pro Projekt für Digitalisierungsmassnahmen bereitstellt