B2B E-Rechnungspflicht in Deutschland: alle Fristen und was jetzt zu tun ist

Wachstumschancengesetz und die E-Rechnungspflicht

Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108) hat Deutschland die gesetzliche Grundlage für die stufenweise Einführung der B2B-E-Rechnungspflicht geschaffen. Das Gesetz folgt der EU-Richtlinie ViDA (VAT in the Digital Age) und soll bis 2028 alle inländischen B2B-Transaktionen in ein strukturiertes elektronisches Format überführen.

Die drei Phasen der E-Rechnungspflicht

Die Einführung erfolgt in klar definierten Stufen:

• Januar 2025 (bereits in Kraft): Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Das bloße Ablehnen einer strukturierten E-Rechnung ist nicht mehr erlaubt.
• Januar 2027: Alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 EUR müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Januar 2028: Die Ausgabepflicht gilt für alle inländischen B2B-Transaktionen unabhängig vom Umsatz.

B2C-Transaktionen und Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR sind vorläufig von der Pflicht ausgenommen.

XRechnung und ZUGFeRD: die zulassigen Formate

Deutschland akzeptiert zwei Hauptformate für E-Rechnungen:

• XRechnung: Reines XML-Format, das vor allem im B2G-Bereich und bei Lieferungen an öffentliche Auftraggeber eingesetzt wird. Pflichtformat für Lieferungen an den Bund seit November 2020.
• ZUGFeRD: Hybridformat, das eine visuell lesbare PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei kombiniert. Ab Version 2.3 EN-16931-konform und für B2B-Transaktionen zugelassen.

Einfache PDF-Rechnungen per E-Mail gelten künftig nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Sie verlieren damit ihren Status als prüfbarer Buchungsbeleg.

Risiko: Verlust des Vorsteuerabzugs

Ein oft unterschätztes Risiko betrifft den Vorsteuerabzug: Unternehmen, die Eingangsrechnungen erhalten, welche nicht dem vorgeschriebenen Format entsprechen, könnten ihren Anspruch auf Vorsteuerabzug verlieren. Das Finanzamt könnte solche Rechnungen als nicht ordnungsgemäße Belege einstufen, was zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann.

Praktische Schritte zur Vorbereitung

1. ERP-System oder Buchhaltungssoftware auf XRechnung- und ZUGFeRD-Unterstuetzung prüfen
2. Empfangsinfrastruktur für strukturierte E-Rechnungen sicherstellen
3. Archivierungsprozesse an GoBD-Anforderungen für XML-Originale anpassen
4. Lieferanten und Kunden über bevorstehende Formatanforderungen informieren
5. Testlauf mit strukturierten E-Rechnungen durchführen