Arşiv Defteri Nasıl Doldurulur: 2026 Için Adim Adim Rehber
Arşiv defterini (arhivska knjiga) doldurma için ayrıntılı talimatlar: örnekler, şablonlar ve yaygın hatalar. Son tarih 30 Nisan: zamanında hazırlanın.
Arşiv Defteri Nedir ve Neden Zorunludur?
Arşiv defteri (arhivska knjiga), Sırbistan'daki her tüzel kisi ve girişimcinin is faaliyetleri sırasında oluşturulan tüm belge materyalini (registraturski materijal) kaydetmesi gereken yasal olarak zorunlu bir defterdir. Arşiv Malzemeleri ve Arşiv Faaliyetleri Hakkında Kanun'a ("Resmi Gazete RS", No. 6/2020) göre, her şirket bir arşiv defteri tutmalı ve bir önceki yıl için 30 Nisan'a kadar yetkili arşive sunmalıdır.
Birçok şirket bu yükümlülükten habersizdir veya göz ardı eder, ta ki arşiv denetimi gelene kadar. Tüzel kişiler için cezalar 2.000.000 RSD'ye ulaşabilir.
Arşiv Defteri Hangi Sütunları Içerir?
Arşiv defteri formu aşağıdaki sütunları içerir:
| Sutun | Açıklama | Örnek |
|---|---|---|
| Sira numarası | Sürekli kayıt numarası, yıldan yıla devam eder | 1, 2, 3... |
| Kayıt tarihi | Kaydın yapıldığı tarih | 15.01.2026 |
| Oluşturulma yılı | Belgenin oluşturulduğu yıl | 2025 |
| Sınıflandırma işareti | Kategori Listenizden gelen kod | 04-02 |
| Içerik (açıklama) | Belge kategorisinin kisa açıklaması | Giden faturalar |
| Miktar | Klasör, kutu sayisi veya MB (elektronik için) | 3 klasör |
| Saklama suresi | Kategori Listesine göre saklama suresi | 10 yıl |
| Konum | Belgenin fiziksel/dijital olarak depolandığı yer | Raf 3, arşiv odası |
| Notlar | Ek bilgiler (imha edildi, arşive sunuldu vb.) | yok |
Adim Adim: Arşiv Defteri Nasıl Doldurulur
Adim 1: Kategori Listesini Hazırlayın
Doldurmaya baslamadan önce, onaylanmış bir Saklama Sureleriyle Kayıt Materyali Kategorileri Listesi'ne sahip olmalısınız. Bu belge, şirketinizdeki tüm belge türlerini ve her birinin ne kadar sure saklanması gerektiğini tanımlar. Liste yetkili arşiv tarafından onaylanmış olmalıdır.
Adim 2: Yılın Tüm Belgelerini Toplayın
Yıl boyunca oluşturulan veya alınan tüm belgelerin envanterini çıkarın:
- Faturalar (gelen ve giden)
- Sözleşmeler
- Insan kaynakları belgeleri
- Mali tablolar
- Vergi belgeleri
- Genel yazışmalar
- Teknik belgeler
Adim 3: Belgeleri Sınıflandırın
Her belgeyi Kategori Listenize göre uygun kategoriye atayın. Her kategori kendi sınıflandırma işaretini alır.
Adim 4: Sütunları Doldurun
Her belge kategorisi için arşiv defterine verileri girin. Sira numarası bir önceki yıldan devam eder: her yıl 1'den başlamazsınız.
Adim 5: Imzalayın ve Sunun
Arşiv defteri, kayıt materyali korumasından sorumlu kisi tarafından imzalanır. Sunum, 30 Nisan'a kadar yetkili bölge arşivine (örneğin, Belgrad şirketleri için Belgrad Tarih Arşivi) yapılır.
En Yaygın Hatalar
- Sira numarasını her yıl 1'den başlatmak: Numara süreklidir, önceki yıldan devam eder
- Kategori Listesi olmaması: Onaylanmış bir liste olmadan arşiv defterinin temeli yoktur
- Elektronik belgelerin ihmal edilmesi: E-faturalar, e-postalar ve dijital sözleşmeler de kaydedilmelidir
- Miktarların yanlış belirtilmesi: Klasor/kutu sayisini veya megabaytlari kesin olarak belirtin
- Son dakikada geriye donuk doldurma: Defteri yıl boyunca tutun, sadece son tarihten önce değil
Elektronik mi Kağıt Arşiv Defteri mi?
Kanun arşiv defterinin elektronik formda tutulmasına izin verir. Bu cok daha pratiktir çünkü su imkanları sağlar:
- Sira numaralarının otomatik oluşturulması
- Herhangi bir alana göre arama
- Arşiv sunumu için PDF veya Excel'e aktarım
- Otomatik doldurma için DMS sistemleriyle entegrasyon
Docavelo, sisteme yukledigniz belgelere dayalı olarak arşiv defterini otomatik olarak oluşturur. Manuel doldurma yerine sistem her belgeyi takip eder ve yıl sonunda: arşiv defteri tek tıkla hazırdır.
Son Tarih ve Cezalar
Arşiv defterini yetkili arşive sunma son tarihi, bir önceki takvim yılında oluşturulan belgeler için cari yılın 30 Nisan'idir.
Sunmama veya yanlış kayıtlar için cezalar:
- Tüzel kişiler: 50.000 ile 2.000.000 RSD arası
- Girişimciler: 10.000 ile 500.000 RSD arası
- Sorumlu kişiler: 5.000 ile 150.000 RSD arası
Sonuç
Arşiv defterini doldurmak, doğru hazırlık ve araç ile karmaşık olmak zorunda değildir. Anahtar, yıl boyunca kayıt tutmak, onaylanmış bir Kategori Listesine sahip olmak ve son ana kadar beklememektir.
Docavelo ile arşiv defteri otomatik olarak oluşturulur. Yıl boyunca belgeleri sisteme yükleyin ve Nisan'a kadar: her şey sunuma hazır. Ücretsiz deneyin.
