Regulamentul de protecție a materialului registraturistic

Ce este Regulamentul privind protecția materialului registraturistic?

Regulamentul privind protecția materialului registraturistic și a materialelor arhivistice este un act intern pe care fiecare persoana juridica și antreprenor din Serbia trebuie sa îl adopte. Acest document defineste modul în care o companie organizeaza, stocheaza, protejeaza și gestioneaza documentația sa: de la creare la distrugere sau transfer la arhiva.

Obligația de a adopta Regulamentul este prescrisa de Articolul 10 al Legii privind materialele arhivistice și activitatea arhivistica ("Monitorul Oficial RS", nr. 6/2020).

Cine trebuie sa aibă acest Regulament?

Toate persoanele juridice (SRL, SA, întreprinderi publice)
Antreprenorii
Instituțiile și organismele guvernamentale
Asociațiile și fundațiile
Școlile, spitalele, instituțiile culturale

În esenta: oricine creeaza sau detine documentație ca parte a activității sale.

Ce ar trebui sa contina Regulamentul?

1. Dispoziții generale

Definirea obiectului, bazei legale, termenilor (material registraturistic, materiale arhivistice, marca de clasificare).

2. Metode de evidențiere și clasificare

Cum este primita, inregistrata, clasificata și sortata documentația pe categorii. Referințe la Lista de categorii a materialului registraturistic.

3. Stocare și protecție

Condiții de stocare (temperatura, umiditate, protecție impotriva incendiilor)
Protecție fizica (camera incuiata, rafturi, dosare)
Protecție digitala (copii de siguranta, criptare, control acces)

4. Persoane responsabile

Numirea persoanei responsabile cu protecția materialului registraturistic. Legea impune fiecărei companii sa numeasca oficial aceasta persoana.

5. Perioade de păstrare

Referinta la Lista de categorii cu perioade de păstrare.

6. Procedura de distrugere

Procedura de distrugere a documentației cu perioade de păstrare expirate, inclusiv obligația de a obtine aprobarea arhivei competente.

7. Transferul materialelor arhivistice

Procedura de transfer a documentației cu valoare permanenta către arhiva competenta (obligatoriu după 30 de ani sau la închiderea companiei).

8. Dispoziții tranzitorii și finale

Data intrarii în vigoare, obligația de a familiariza angajatii cu prevederile Regulamentului.

Cum sa adoptati Regulamentul

Redactati documentul pe baza cerințelor legale și a specificului companiei dumneavoastră
Personalizati-l pentru activitatea dumneavoastră: o companie IT și o companie de construcții au tipuri diferite de documentație
Directorul adopta Regulamentul prin decizie
Informati angajatii despre prevederile Regulamentului
Pastrati Regulamentul și puneti-l la dispoziția arhivei competente la cerere

Legatura cu alte obligații

Regulamentul face parte dintr-un sistem mai amplu de protecție a documentelor care include:

Lista de categorii a materialului registraturistic: clasificare și perioade de păstrare
Registrul de arhiva: evidenta anuala a documentației
Numirea persoanei responsabile: act formal

Toate aceste documente împreună formeaza protecția juridica completa a documentației dumneavoastră.

Sancțiuni pentru inexistenta Regulamentului

Dacă inspecția arhivistica constata ca o companie nu are un Regulament adoptat, sancțiunile sunt:

Persoane juridice: 50.000 - 2.000.000 RSD
Persoane responsabile: 5.000 - 150.000 RSD

Concluzie

Regulamentul privind protecția materialului registraturistic nu este o formalitate: este baza întregului sistem de gestionare a documentelor din compania dumneavoastră. Fără el, toate celelalte obligații (registrul de arhiva, lista de categorii, distrugerea) nu au un cadru juridic.

Docavelo va ajuta sa implementati tot ce prescrie Regulamentul: de la clasificare și stocare la urmărirea automata a perioadelor de păstrare și generarea registrului de arhiva. Încercați gratuit.