Avizele de expediție electronice și registrul de arhiva

Introducere: De ce se introduc avizele de expediție electronice?

Incepand cu 2026, Serbia incepe implementarea treptata a Legii privind avizele de expediție electronice. Scopul este de a inregistra digital mișcarea mărfurilor, mai rapid și mai precis, cu automatizarea completa a urmăririi transportului. În locul hârtiei, stampilelor și completării manuale, fiecare expediere de mărfuri va fi insotita de un document electronic care trece printr-un sistem central de stat.

Aceasta este una dintre cele mai mari digitalizări din afaceri în tara noastră și afecteaza direct aproape toate companiile care trimit, primesc sau transporta mărfuri.

Ce este un aviz de expediție electronic?

Un aviz de expediție electronic este un document digital care insoteste mărfurile în timpul transportului. Trebuie creat, trimis și primit prin sistemul oficial de stat, într-un format structurat care permite procesarea automata.

Contine date esențiale, precum:

• Cine trimite mărfurile
• Cine primeste mărfurile
• Ce se trimite și în ce cantitate
• Ora și locul plecării
• Ora și locul livrării
• Cine este transportatorul
• Cod QR pentru verificare

Scopul sistemului este de a oferi o urmărire transparenta și permanent disponibila a mișcării mărfurilor, fără manipulări sau erori.

Cine este obligat sa trimiță avize de expediție electronice?

Obligația se aplica:

• Entităților din sectorul privat (platitori de TVA și companii implicate în expedierea de mărfuri)
• Entităților din sectorul public
• Operatorilor de transport (când mențin evidenta în numele clienților)
• Transportatorilor (pentru colectarea și prezentarea avizelor de expediție în timpul inspecțiilor)

Persoanele fizice care nu desfășoară activități de afaceri nu sunt acoperite de lege.

Când intra în vigoare obligațiile?

Conform legii și modificărilor acesteia:

• Pentru sectorul public: din 1 ianuarie 2026
• Pentru sectorul privat privind produsele accizabile: din 1 ianuarie 2026
• Pentru sectorul privat în tot comerțul cu mărfuri: din 1 octombrie 2027

Prin urmare, toate companiile din Serbia vor trebui sa treaca la sistemul de avize de expediție electronice pana cel târziu în octombrie 2027.

Când nu este necesar un aviz de expediție electronic?

Legea prevede mai multe excepții. Un aviz de expediție nu este necesar în situații precum:

• Livrarea de apa, electricitate, gaz și bunuri similare prin rețele
• Comerțul cu amănuntul (un bon fiscal este suficient)
• Livrările în cadrul aceleiași entități publice
• Returnarea mărfurilor folosind același vehicul de transport
• Livrările în cadrul studiilor clinice aprobate

Aceasta simplifica semnificativ operațiunile pentru magazinele de retail și parti ale sistemului public.

Cum arata procesul în practica?

1. Expeditorul creeaza un aviz de expediție electronic în sistem.
2. Transportatorul preia avizul de expediție prin sistem sau primeste un afișaj QR tipărit dacă nu este utilizator al sistemului.
3. Destinatarul confirma primirea fizica a mărfurilor în termen de 3 zile lucrătoare de la livrare.
4. Apoi accepta sau respinge avizul de expediție în termen de 8 zile.

Dacă destinatarul nu trimite confirmarea de primire:

• Pentru sectorul public: mărfurile sunt considerate acceptate
• Pentru sectorul privat: mărfurile sunt considerate respinse

Aceasta asigura ca mișcarea mărfurilor este inregistrata fără întârzieri și ca fiecare parte are o responsabilitate clara.

Ce se intampla dacă sistemul este indisponibil sau nu exista internet?

Legea prevede și aceasta posibilitate: o companie poate folosi temporar un aviz de expediție pe hârtie cu un autocolant holografic emis de Institutul Național de Tipărire a Bancnotelor.

Când internetul sau sistemul este restabilit, compania este obligata sa introduca toate datele în sistem cel târziu în urmatoarea zi lucrătoare.

Ce inseamna aceasta pentru afaceri în practica?

1. Mai putina hârtie, mai multe afaceri digitale

Avizele de expediție pe hârtie sunt înlocuite de un sistem automatizat. Companiile au nevoie de adaptare tehnica: software, instruirea angajatilor, conexiune fiabila la internet.

2. Control și transparenta mai puternice

Sistemul permite ștatului sa urmareasca mișcarea mărfurilor în timp real. Aceasta reduce oportunitățile de abuz, dar creste responsabilitatea companiilor.

3. Sancțiuni pentru neconformitate

Sunt prevăzute sancțiuni pentru:

• Trimiterea unui aviz de expediție în afara termenului prescris
• Neconfirmarea primirii
• Utilizarea abuziva a datelor

Sancțiuni pentru persoane juridice: 200.000 pana la 2.000.000 RSD
Pentru antreprenori: 50.000 pana la 500.000 RSD

4. Perioada de adaptare

De la 1 ianuarie la 30 iunie 2026, erorile în completarea datelor nu vor fi sancționate: aceasta este o perioada de învățare și optimizare a proceselor.

5. Supraveghere și dovada livrării mai simple

Totul este arhivat digital, ușor accesibil, fără pierderea documentelor și fără dispute despre dacă mărfurile au fost într-adevăr livrate.

Ce inseamna aceasta pentru cetățeni?

Deși legea afecteaza în principal afacerile, cetățenii obțin mai multe beneficii indirecte:

• Livrări mai sigure și mai transparente
• Mai putin spațiu pentru economia subterana
• Procese de achiziție și livrare mai rapide și mai fiabile
• Protecție mai buna a consumatorilor

Cetățenii care nu sunt antreprenori nu au obligații noi.

Concluzie

Avizele de expediție electronice reprezintă un pas major în digitalizarea afacerilor din Serbia. Deși tranziția va necesita timp și pregătire tehnica, pe termen lung aduc mai putina birocrație, mai puține erori și procese mai rapide.

Aceasta nu este doar o schimbare administrativa: este o trecere la un sistem mai modern, mai organizat și mai sigur care beneficiaza atat afacerile, cat și consumatorii.