REGES-ONLINE și dosarul de personal electronic: ce schimba HG 295/2025 pentru arhivare

De la Revisal la REGES-ONLINE: ce a schimbat HG 295/2025

HG nr. 295/2025, cunoscuta sub numele REGES-ONLINE, a fost publicata în Monitorul Oficial nr. 279 la 31 martie 2025 și inlocuieste cadrul HG 905/2017 din era Revisal. Nu este o simpla schimbare de denumire. Vechiul Revisal era o aplicație offline, instalata local, din care angajatorul exporta un fișier și îl incarca periodic. REGES-ONLINE este o platforma centralizata, accesibila la reges.inspectiamuncii.ro, cu autentificare prin RoEID sau printr-o semnatura digitala confirmata ANAF.

Organul de aplicare ramane Inspecția Muncii (ITM), insa logica operationala s-a mutat în timp real. Contractele individuale de munca și modificările lor (angajare, modificare, suspendare, detașare, încetare) trebuie transmise cel târziu în ziua anterioara producerii evenimentului. Înrolarea a fost prelungita prin OUG nr. 46/2025 (Monitorul Oficial nr. 863 din 19 septembrie 2025) pana la 31 decembrie 2025, iar de la 1 ianuarie 2026 REGES-ONLINE este singurul registru obligatoriu, Revisal fiind retras. Ministerul a precizat ca doar aproximativ 23% dintre angajatori migrasera pana în septembrie 2025, ceea ce arata cat de subestimata a fost tranziția.

Dosarul de personal electronic: regula totul sau nimic când alegi semnatura electronica

Aici se afla consecinta despre care aproape nimeni nu vorbeste. Art. 8 din HG 295/2025 prevede ca fiecare angajator pastreaza un dosar de personal pentru fiecare salariat la sediu sau la punctul de lucru, îl prezintă ITM la cerere și elibereaza copii salariatului în 15 zile lucrătoare de la o cerere scrisa. Pana aici, nimic nou ca structura.

Diferenta apare în forma documentelor. Dacă partile aleg sa semneze contractul cu o semnatura electronica avansata sau calificata, atunci întregul dosar de personal trebuie sa fie electronic și arhivat conform legislației privind arhivarea electronica. Nu este permis un dosar mixt, cu unele documente pe hârtie și semnatura olografa și altele în format electronic. Alegerea semnăturii electronice pe contractul individual de munca nu este o decizie izolata despre un singur document. Este o decizie care reclasifica tot dosarul, de la actele adiționale la fisele de post, deciziile interne, adeverințele și documentele de încetare.

Pentru multi angajatori, semnatura electronica a părut o simpla modernizare administrativa. În realitate, ea declanseaza un regim juridic complet: cel al arhivarii electronice reglementate. Mixarea formatelor, practica obisnuita în tranziție, nu mai este o opțiune legala atunci când semnatura electronica intra în joc.

Arhivarea electronica conform Legii 135/2007 și rolul administratorului de arhiva acreditat ADR

Arhivarea electronica nu inseamna a salva niște PDF-uri într-un folder. Ea este reglementata de Legea nr. 135/2007 (Monitorul Oficial nr. 345/2007), care impune ca documentele în forma electronica sa fie păstrate de administratori de arhiva electronica acreditati. Acesti administratori sunt supravegheati de ADR (Autoritatea pentru Digitalizarea României), iar acreditarea lor presupune îndeplinirea unor norme tehnice stricte privind integritatea, confidențialitatea și valabilitatea pe termen lung a documentelor.

Cadrul tehnic a fost detaliat prin Ordinul ADR nr. 20.717 din 9 mai 2024, care stabileste normele pentru acreditarea administratorilor de arhiva electronica și aprobarea sistemelor folosite. Ordinul prevede inclusiv o notificare prealabila cu 30 de zile înainte ca un operator sa poată oferi astfel de servicii. Cu alte cuvinte, nu orice furnizor de stocare poate gestiona un dosar de personal electronic. Sistemul trebuie sa fie aprobat, iar administratorul acreditat.

Consecinta practica este ca dosarul de personal electronic nu poate fi tratat ca o problema de IT intern rezolvata cu un disc partajat. El intra în lanțul de responsabilitate al unui administrator acreditat ADR, cu cerințe de marcare temporala, sigilii electronice și conservare verificabila. Aceasta este partea costisitoare și neanticipata a deciziei de a semna electronic.

Termene și sancțiuni: amenzile din HG 295/2025 și Art. 260 Codul muncii

HG 295/2025 prevede un grilaj propriu de sancțiuni. Neprezentarea sau nepastrarea dosarului de personal, în temeiul Art. 8, se sanctioneaza cu 3.000 pana la 6.000 RON (aproximativ 600 pana la 1.200 EUR). Transmiterea cu întârziere a datelor, conform Art. 9, atrage 5.000 pana la 8.000 RON (aproximativ 1.000 pana la 1.600 EUR). Înregistrarea cu întârziere, în temeiul Art. 11, este sanctionata cu 15.000 pana la 20.000 RON (aproximativ 3.000 pana la 4.000 EUR). Valorile în euro sunt aproximative, la circa 5,0 RON pentru un euro.

Cea mai grea sancțiune nu vine insa din HG, ci din Codul muncii (Legea 53/2003). Art. 260(1) lit. e^1) prevede 20.000 RON (aproximativ 4.000 EUR) de persoana dacă un contract nu este transmis cu o zi înainte de începerea muncii, cu un plafon cumulat de 200.000 RON. Pentru o firma care primeste un val de angajări fără procese clare de transmitere în termen, expunerea financiara devine semnificativa foarte repede.

Toți angajatorii romani cu cel putin un contract individual de munca sunt vizati, indiferent de mărime. În plus, cei care folosesc semnatura electronica preiau, peste aceste sancțiuni, și obligațiile de arhivare electronica din Legea 135/2007, deci răspunderea lor se cumuleaza.

Incertitudinea din instanta și cum se pregateste corect o firma

Cadrul nu este complet stabil din punct de vedere juridic. Curtea de Apel Constanta a anulat integral HG 295/2025, iar Curtea de Apel București a anulat doar Art. 8, articolul care reglementeaza chiar dosarul de personal. Important: aceste decizii nu sunt definitive și urmeaza sa ajunga la Inalta Curte de Casație și Justiție (ICCJ). Pana la o soluție definitiva, HG 295/2025 ramane în vigoare și se aplica.

Concluzia practica este de tip urmariti evoluția, nu de tip drept consolidat. O firma prudenta trateaza obligațiile ca fiind active astăzi: transmite la timp în REGES-ONLINE, decide conștient dacă trece la semnatura electronica și, dacă o face, își asuma de la început regimul de arhivare electronica acreditata. A miza pe anularea viitoare la ICCJ este o strategie riscanta, fiindcă sancțiunile curg în prezent, iar reconstituirea ulterioara a unui dosar de personal electronic conform devine mult mai greu de realizat decât construirea lui corecta de la început.