Persoana responsabila de arhivare: cine poate fi, ce face

Obligația legala de a numi o persoana responsabila

Conform Articolului 9 al Legii privind materialele arhivistice și activitatea arhivistica ("Monitorul Oficial RS", nr. 6/2020), fiecare creator și deținător de material registraturistic este obligat sa desemneze o persoana responsabila pentru protecția materialului registraturistic și a materialelor arhivistice.

Aceasta nu este optionala: este o obligație legala pentru toate companiile, antreprenorii, instituțiile și organizațiile din Serbia.

Cine poate fi persoana responsabila?

Legea nu prescrie calificări specifice, dar în practica este de obicei:

Director sau proprietar: cel mai frecvent în companiile mici
Angajat administrativ: secretar, manager de birou
Jurist al companiei: dacă compania are unul
Angajat de arhiva: în companiile mai mari
Contabil: frecvent în practica, deși nu este ideal deoarece au deja multe responsabilități

Este important ca aceasta sa fie o persoana angajata în companie: nu poate fi o persoana externa (cu excepția cazurilor de servicii externalizate de arhivare).

Care sunt atribuțiile persoanei responsabile?

1. Menținerea registrului de arhiva

Completarea corecta a registrului de arhiva pe parcursul anului și depunerea la arhiva competenta pana la 30 aprilie.

2. Aplicarea Listei de categorii

Clasificarea corecta a documentației conform Listei de categorii a materialului registraturistic adoptate.

3. Stocarea documentelor

Asigurarea condițiilor adecvate de stocare: camera corespunzătoare, temperatura, protecție impotriva umidității și incendiilor.

4. Procedura de distrugere

Pregătirea listelor de documentație pentru distrugere, depunerea cererilor pentru aprobarea arhivei, efectuarea procedurii de distrugere.

5. Comunicarea cu arhiva competenta

Contactul cu arhiva teritoriala competenta: depunerea registrelor de arhiva, obținerea aprobărilor, răspunsul la solicitări.

6. Pregătirea pentru inspecție

Menținerea tuturor documentelor și evidentelor pregătite pentru orice potențial audit al inspecției arhivistice.

Cum sa numiti oficial persoana responsabila

Numirea se face printr-o decizie sau rezoluție interna semnata de director sau persoana autorizata. Documentul ar trebui sa contina:

Numele complet al persoanei numite
Pozitia/rolul în cadrul companiei
Data numirii
Descrierea atribuțiilor
Baza legala (Articolul 9 al Legii)
Semnatura directorului și stampila companiei

Aceasta decizie este pastrata permanent și prezentata inspecției arhivistice la cerere.

Ce se intampla dacă compania nu are o persoana responsabila numita?

A nu avea o persoana responsabila numita este o încălcare conform Legii. Sancțiunile sunt aceleași ca pentru alte încălcări arhivistice:

Persoane juridice: 50.000 - 2.000.000 RSD
Persoane responsabile: 5.000 - 150.000 RSD

Sfaturi practice

Numiti pe cineva care are timp: aceasta este o obligație reala cu sarcini concrete, nu doar o formalitate
Asigurati instruire: arhivele competente organizeaza adesea instruiri gratuite pentru persoanele responsabile
Folositi software: un sistem DMS reduce dramatic volumul de munca al persoanei responsabile
Planificati înlocuirea: dacă persoana responsabila paraseste compania, numiti imediat una noua

Concluzie

Numirea unei persoane responsabile cu protecția materialului registraturistic este una dintre primele obligații ale fiecărei companii conform Legii arhivistice. Aceasta persoana este pilonul întregului sistem de gestionare a documentelor.

Docavelo usureaza semnificativ munca persoanei responsabile: automatizeaza registrul de arhiva, urmareste perioadele de păstrare, clasifica documentația și genereaza rapoarte. În loc de evidente manuale, persoana responsabila foloseste un sistem care lucreaza pentru ea. Încercați gratuit.