Lista de categorii a materialului registraturistic: ghid
Totul despre Lista de categorii a materialului registraturistic: obligația legala, cum o creati, ce categorii includeti și cum obtineti aprobarea arhivei.
Ce este Lista de categorii a materialului registraturistic?
Lista de categorii a materialului registraturistic cu perioade de păstrare este un document intern obligatoriu pe care fiecare persoana juridica și antreprenor din Serbia trebuie sa îl adopte. Contine toate tipurile de documentație create în timpul operațiunilor de afaceri, împreună cu perioadele de păstrare pentru fiecare tip.
Fără acest document, o companie nu poate legal:
- Sa mentina un registru de arhiva
- Sa distruga documentația cu perioade de păstrare expirate
- Sa organizeze arhivele în modul prescris
Baza legala
Obligația de a crea Lista de categorii este prescrisa de Articolul 11 al Legii privind materialele arhivistice și activitatea arhivistica ("Monitorul Oficial RS", nr. 6/2020):
"Creatorul și detinatorul materialului registraturistic și al materialelor arhivistice este obligat sa adopte o lista de categorii a materialului registraturistic cu perioade de păstrare, cu aprobarea prealabila a arhivei competente."
Aceasta inseamna ca Lista nu trebuie doar sa existe, ci trebuie sa fie aprobata de arhiva teritoriala competenta.
Cum arata Lista de categorii?
Lista este de obicei organizata în forma tabelara:
| Marca de clasificare | Denumire categorie | Perioada de păstrare |
|---|---|---|
| 01 | Documentație de înființare (statut, decizie de înregistrare) | Permanent |
| 02 | Acte normative (regulamente, decizii, ordine) | Permanent |
| 03 | Documentație HR (contracte de munca, decizii) | Permanent |
| 04-01 | Situații financiare (bilanț, cont de profit și pierdere) | Permanent |
| 04-02 | Facturi emise | 10 ani |
| 04-03 | Facturi primite | 10 ani |
| 05 | Documentație fiscala (declarații, decizii) | 5 ani |
| 06 | Documente contabile (note contabile, extrase) | 5 ani |
| 07 | Contracte comerciale (cu clienți, furnizori) | 10 ani după expirare |
| 08 | Corespondenta generala de afaceri | 2 ani |
| 09 | Documentație tehnica | Permanent |
| 10 | Documentație SSM (securitate și sănătate în munca) | 40 ani |
Acesta este doar un exemplu: Lista dumneavoastră trebuie sa reflecte tipurile reale de documentație create în compania dumneavoastră.
Cum sa creati o Lista de categorii: Pas cu pas
1. Identificati toate tipurile de documente
Treceti prin toate sectoarele și departamentele. Întrebați angajatii ce documente creeaza sau primesc. Nu uitati documentația electronica: facturi electronice, emailuri, contracte digitale.
2. Determinati perioadele de păstrare
Pentru fiecare tip de document, determinati perioada de păstrare pe baza:
- Cerințelor legale (Legea contabilității, Legea muncii, legi fiscale)
- Nevoilor interne de afaceri
- Recomandarilor arhivei competente
3. Organizati într-un sistem de clasificare
Atribuiti mărci de clasificare fiecărei categorii. Folositi un sistem numeric care este logic și ușor de utilizat.
4. Adoptati prin decizie interna
Directorul sau persoana autorizata emite o Decizie de adoptare a Listei de categorii.
5. Depuneti la arhiva competenta pentru aprobare
Trimiteti Lista la arhiva teritoriala competenta. Arhiva poate aproba Lista sau solicita modificări. Doar la primirea aprobării Lista devine valida.
Probleme frecvente
- Liste generice copiate de pe internet: Fiecare companie trebuie sa aibă o lista adaptata activităților sale
- Omiterea documentelor electronice: Facturile electronice, contractele electronice și corespondenta digitala trebuie incluse
- Neactualizarea când activitățile se schimba: Dacă compania se extinde sau își schimba activitatea, Lista trebuie actualizata
- Fără aprobare de la arhiva: O Lista fără aprobare nu are forta juridica
