Inspecția arhivistica: Ce verifica, cum sa va pregatiti și care sunt sancțiunile
Tot ce trebuie sa știți despre inspecția arhivistica în Serbia: ce auditeaza, cum sa va pregatiti, ce documente solicita și cat de mari sunt amenzile.
Ce este o inspecție arhivistica?
O inspecție arhivistica este un audit efectuat de arhivele competente asupra persoanelor juridice și antreprenorilor din Serbia, pentru a verifica dacă documentația este stocata, mentinuta și protejata în conformitate cu Legea privind materialele arhivistice și activitatea arhivistica.
Inspecțiile pot fi regulate (planificate) sau extraordinare (la plângere sau initiativa). Orice companie din Serbia poate fi supusa inspecției, indiferent de mărime sau activitate.
Ce verifica inspectorii?
1. Regulamentul privind protecția materialului registraturistic
Are compania un Regulament intern adoptat? Este actualizat? Sunt angajatii familiarizati cu el?
2. Lista de categorii a materialului registraturistic
Exista o Lista de categorii cu perioade de păstrare? A fost aprobata de arhiva competenta? Corespunde tipurilor reale de documentație ale companiei?
3. Registrul de arhiva
Este menținut? Este completat corect? A fost depus la arhiva la timp (pana la 30 aprilie)? Numerele de ordine sunt continue?
4. Numirea persoanei responsabile
A fost numita oficial o persoana responsabila cu protecția materialului registraturistic?
5. Condiții de stocare
Unde este stocata documentația? Este camera adecvata (uscata, protejata impotriva incendiilor, incuiata)? Sunt rafturile și dosarele în ordine?
6. Distrugerea documentelor
A distrus compania vreo documentație? Dacă da: a obținut mai întâi aprobarea arhivei? Exista un proces-verbal de distrugere?
Cum sa va pregatiti pentru inspecție
Folositi aceasta lista de verificare pentru a verifica pregătirea dumneavoastră:
- Regulament adoptat privind protecția materialului registraturistic
- Lista de categorii aprobata de arhiva competenta
- Registru de arhiva completat și depus pentru toți anii anteriori
- Persoana responsabila numita (cu decizie/rezolutie)
- Documentație stocata în condiții adecvate
- Dacă a avut loc distrugere: aprobarea arhivei + proces-verbal
- Documentație electronica arhivata corespunzător
Sancțiuni pentru încălcări
Conform Articolelor 42-43 ale Legii:
| Contravenient | Interval de sancționare |
|---|---|
| Persoane juridice | 50.000 - 2.000.000 RSD |
| Antreprenori | 10.000 - 500.000 RSD |
| Persoane responsabile | 5.000 - 150.000 RSD |
Cele mai aspre sancțiuni sunt pentru distrugerea documentației fără aprobare, în special dacă sunt distruse documente cu valoare permanenta.
Ce faceți dacă compania dumneavoastră nu a depus niciodată un registru de arhiva?
Acesta este un scenariu frecvent. Multe companii functioneaza ani de zile fără sa depuna vreodată un registru de arhiva. În acest caz:
- Nu intrați în panica, dar actionati imediat
- Completati retroactiv registrele de arhiva pentru toți anii anteriori
- Adoptati un Regulament și o Lista de categorii dacă nu le aveți
- Numiti o persoana responsabila
- Contactati arhiva competenta: de obicei sunt cooperanti și ajuta companiile care vin voluntar
Este mai bine sa va adresati arhivei din proprie initiativa decât sa așteptați o inspecție.
Concluzie
O inspecție arhivistica nu este ceva de care sa va temeți: cu condiția ca documentația dumneavoastră sa fie în ordine. Cheia este o abordare sistematica: Regulament, Lista de categorii, registru de arhiva și stocare adecvata.
Cu Docavelo, toate aceste cerințe sunt automatizate. Sistemul genereaza registrul de arhiva, urmareste perioadele de păstrare, clasifica documentele conform Listei de categorii și mentine evidenta completa pentru orice inspecție. Inregistrati-va gratuit.
