GPSR și arhivarea documentelor: ce trebuie sa pastreze magazinele online din România timp de 10 ani

Un regulament nou, cu impact direct asupra arhivarii documentelor

Din 13 decembrie 2024, Regulamentul (UE) 2023/988 privind siguranta generala a produselor, cunoscut și sub numele de GPSR (General Product Safety Regulation), se aplica direct în toate statele membre, inclusiv în România. El a înlocuit vechea Directiva 2001/95/CE și a adus, pe langa cerințe de siguranta a produselor, obligații concrete de păstrare a documentelor pentru producatori, importatori, distribuitori și, în mod special, pentru magazinele online și platformele de marketplace.

Spre deosebire de alte reglementari axate pe facturare sau raportare fiscala, GPSR schimba modul în care companiile trebuie sa organizeze și sa arhiveze documentația legata de produsele pe care le vând, cu termene de păstrare de pana la 10 ani. Pentru multe firme romanesti care vând online, aceasta obligație a trecut relativ neobservata în fata subiectelor fiscale mai vizibile, deși neconformitatea poate atrage sancțiuni.

Cui se aplica Regulamentul GPSR

GPSR vizeaza toți operatorii economici implicati în lanțul de distribuție a produselor de consum nealimentare, adică:

• producatorii și mandatarii acestora din Uniunea Europeană;
• importatorii de produse din afara UE;
• distribuitorii și comercianții, inclusiv cei care vând exclusiv online;
• furnizorii de piețe online (marketplace), care au propriile obligații de verificare a vânzătorilor tereti.

Practic, orice firma din România care vinde produse fizice către consumatori, fie printr-un magazin propriu, fie prin platforme precum eMAG Marketplace sau alte site-uri de comerț electronic, intra sub incidenta regulamentului, indiferent de mărimea afacerii.

Documentele pe care trebuie sa le pastrati și pentru cat timp

Cea mai importanta schimbare pentru gestionarea documentelor este introducerea unor termene explicite de retenție, diferite fata de cele cunoscute deja din domeniul contabil sau fiscal:

• Documentația tehnica a produsului (evaluarea de risc, standardele aplicate, descrierea caracteristicilor, testele de conformitate) trebuie pastrata timp de 10 ani de la data introducerii produsului pe piata.
• Datele privind lanțul de aprovizionare, adică identitatea furnizorilor de componente, a producatorilor și a cumparatorilor din amonte și aval, trebuie păstrate timp de 6 ani de la livrarea produsului, pentru a permite trasabilitatea rapida în caz de retragere de pe piata.
• Corespondenta cu autoritățile de supraveghere și eventualele notificări privind incidente de siguranta trebuie de asemenea documentate și păstrate pe durata prevazuta de regulament.

Aceste termene lungi inseamna ca documentele nu mai pot fi tratate ca fișiere temporare, păstrate pe un calculator local sau într-un folder de e-mail. Este nevoie de o organizare clara, cu evidenta datei de la care curge fiecare termen de retenție, în funcție de produsul și de lotul la care se refera.

Informații obligatorii pe produs și în magazinul online

Pe langa arhivarea documentației, GPSR impune ca fiecare produs și fiecare pagina de produs din magazinul online sa afiseze:

• numele producatorului, marca și datele de contact (adresa postala și adresa de e-mail);
• un identificator unic al produsului, precum numărul de lot sau de serie, pentru a permite localizarea rapida a unui produs defect;
• instrucțiunile de siguranta și de utilizare, redactate în limba romana pentru produsele vandute în România;
• datele persoanei responsabile din Uniunea Europeană, atunci când producatorul este stabilit în afara UE.

Lipsa acestor informații de pe fisa produsului este una dintre cele mai frecvente neconformități semnalate de platformele mari de comerț electronic, care au început sa solicite vânzătorilor tereti completarea acestor date înainte de listarea produselor.

Rolul ANPC și sancțiunile aplicabile în România

Autoritatea Nationala pentru Protecția Consumatorilor (ANPC) este autoritatea competenta desemnata sa constate încălcările și sa aplice sancțiuni legate de siguranta produselor și de obligațiile comercianților fata de consumatori. ANPC a publicat încă din iulie 2024 un proiect de act normativ prin care se stabileste regimul sancționator aferent GPSR la nivel național.

În plus, Legea nr. 190/2025 a modificat cadrul referitor la contractele de vânzare de bunuri, introducand amenzi cuprinse intre 5.000 și 25.000 de lei pentru comercianții care nu respecta obligațiile esențiale privind conformitatea bunurilor, garanțiile, informarea corecta a consumatorilor și condițiile de livrare și instalare a produselor cu componenta digitala. Aceste sancțiuni se adauga posibilității ANPC de a dispune retragerea produselor de pe piata sau rechemarea lor de la consumatori, în cazurile mai grave.

Controalele ANPC din ultimii ani arata o intensificare vizibila a verificărilor asupra comercianților, cu amenzi cumulate de milioane de lei aplicate lunar la nivel național pentru diverse neconformități privind produsele și informarea consumatorilor, ceea ce sugereaza ca zona de siguranta a produselor și documentația aferenta vor ramane în atenția autorității și în perioada urmatoare.

Nu doar magazinele mari sunt vizate

O confuzie frecventa este ideea ca GPSR se aplica doar marilor retaileri sau importatorilor de volum mare. În realitate, orice IMM care vinde produse fizice online, de la accesorii și jucării pana la electrocasnice mici sau produse pentru copii, are aceleași obligații de documentare și retenție ca un jucător mare, doar ca dispune de resurse mai reduse pentru a le gestiona manual. Tocmai de aceea, evidenta clara a datelor de intrare pe piata pentru fiecare produs sau lot devine esentiala pentru a nu pierde controlul asupra termenelor de 10, respectiv 6 ani.

Checklist practic pentru conformitate GPSR

• Identificati toate categoriile de produse fizice vandute online și verificati dacă intra sub incidenta GPSR.
• Centralizati documentația tehnica existenta (evaluări de risc, certificate, teste) pentru fiecare produs sau familie de produse.
• Notati data introducerii pe piata pentru fiecare produs sau lot, ca punct de plecare pentru termenul de 10 ani.
• Pastrati separat, cu termen de 6 ani, datele privind furnizorii și cumparatorii din lanțul de aprovizionare.
• Verificati ca fiecare fisa de produs din magazinul online afiseaza datele producatorului, identificatorul de lot și instrucțiunile în limba romana.
• Desemnati o persoana responsabila intern cu monitorizarea conformității GPSR și cu răspunsul la eventualele solicitări ANPC.
• Revizuiti periodic termenele de retenție, astfel încât niciun document sa nu fie șters înainte de expirarea perioadei legale.