Registrul de evidenta arhivistica 2026: cum se tine corect
Ce contine registrul de evidenta arhivistica, cum se completeaza, termenele de predare, sancțiunile și cum treceti la registrul electronic.
Ce este registrul de evidenta arhivistica și cine este obligat să-l tina
Registrul de evidenta arhivistica este evidenta de baza a întregului material curent pe care un creator îl detine. Conform Legii 16/1996 a Arhivelor Naționale, obligația tinerii registrului de evidenta arhivistica se aplica tuturor subiecților juridici și fizici a căror activitate creeaza documentație cu valoare permanenta sau pe termen lung: societăți comerciale, persoane fizice autorizate, organe ale ștatului, întreprinderi publice, instituții, cabinete de avocatura, firme de contabilitate, cabinete medicale și asociații.
Cu alte cuvinte, dacă firma dumneavoastră emite facturi, încheie contracte, tine evidenta personalului sau comunica cu autoritățile, sunteți obligati sa aveți registru de evidenta arhivistica. Nu conteaza dacă operati ca SRL, SA, PFA sau asociație. Ce conteaza este ca se genereaza documentație.
Ce trebuie sa fie înregistrat
În registrul de evidenta arhivistica nu se înscrie fiecare document individual, ci cantitatea creata anual pe categorii conform nomenclatorului arhivistic. Categorii tipice:
- Documentație financiara: facturi, avize de expediție, extrase bancare, registre de casa, contracte cu clienții și furnizorii, documentație contabila.
- Documentație de personal: contracte de munca, declarații salariale (D112), evidente concedii, decizii, încetări prin acord, dosare ale angajatilor.
- Acte juridice și corespondenta: acte generale, acte constitutive, regulamente, decizii, procese-verbale ale adunărilor și consiliilor.
- Documentație patrimoniala: contracte de vânzare-cumpărare, contracte de închiriere, documentația de înmatriculare a vehiculelor, atestări, autorizații de construcție.
- Documentație judiciara și fiscala: acțiuni, hotărâri, decizii ale ANAF, procese-verbale de control.
- Documentație tehnica: proiecte, atestări, rapoarte de încercare, jurnale de șantier (pentru firmele de construcții).
Format de înregistrare: ce se completeaza exact
Fiecare poziție din registru contine în mod standard:
- Număr de ordine în continuitate de la înființarea firmei
- Anul creării documentației
- Codul din planul de clasificare (categoria)
- Conținut (descriere scurta, de exemplu 'Facturi emise 2024')
- Cantitate (număr de bibliorafturi, dosare, cutii sau metru liniar)
- Locul de păstrare (birou, depozit, prestator extern)
- Termenul de păstrare în ani
- Note (de exemplu 'digitalizat', 'eliminat 2034')
Termene de păstrare pe categorii
| Tipul documentației | Termen de păstrare |
|---|---|
| Financiara și contabila | 10 ani |
| Salarii, declarații salariale, dosare de personal | 50 de ani sau permanent |
| Contracte imobiliare | 10 ani de la încetare |
| Acte constitutive, acte generale, procese-verbale ale adunărilor | permanent |
| Dosare judiciare | 10 ani de la rămânerea definitiva |
| Decizii de control și fiscale | 10 ani |
| Corespondenta operationala | 2 pana la 5 ani |
Predarea către Arhivele Naționale
Registrul de evidenta arhivistica se tine continuu, iar o copie se transmite o data pe an Serviciului Județean al Arhivelor Naționale competent, în practica pana la 30 aprilie pentru anul precedent. Competenta arhivei se stabileste după sediul firmei. București, de exemplu, este acoperit de Arhivele Naționale Istorice Centrale; firmele din afara Bucureștiului sunt acoperite de serviciile judetene ale Arhivelor Naționale.
Pe langa registru, o data pe an se intocmeste și propunerea de eliminare a materialului fără valoare al cărui termen de păstrare a expirat. Eliminarea se face doar cu aprobarea Arhivelor Naționale, niciodată în mod autonom.
Registrul electronic de evidenta arhivistica (din 2024)
Prin modificările aduse Legii 16/1996 în 2023, registrul electronic de evidenta arhivistica este echivalat juridic cu cel pe hârtie. Aceasta inseamna ca îl puteți tine în software, îl puteți pastra semnat digital și îl puteți preda Arhivelor în forma electronica (XML, PDF/A semnat cu semnatura electronica calificata). Majoritatea Arhivelor competente trec la primirea electronica din 2026, iar unele o accepta deja.
Avantajele registrului electronic: zero pierderi (registrul nu se poate pierde sau deteriora ca cel pe hârtie), inventar automat imediat ce documentul este introdus în DMS, căutare în loc de răsfoire, termen de eliminare automat calculat pentru fiecare poziție.
Sancțiuni pentru tinere incorecta
Controlul asupra materialului arhivistic este exercitat de Arhivele Naționale ale României. Sancțiuni prevăzute de lege: pentru persoana juridica, amenzi contravenționale semnificative pentru netinerea registrului, înregistrări neregulate, nomenclator arhivistic neconform sau distrugerea autonoma a materialului fără aprobare. Pentru persoana responsabila în cadrul persoanei juridice, sancțiuni personale suplimentare. Practica arata ca sancțiunile sunt aplicate cel mai frecvent după o sesizare (de exemplu, de la un fost angajat în litigiu) sau în cadrul unui control fiscal.
Cele mai frecvente greșeli în practica
- Lipsa nomenclatorului arhivistic: registrul se tine 'din ochi', fără fundament într-un plan de clasificare. Inspecția observa imediat.
- Poziții fără termene: s-a înregistrat ce exista, dar nu s-a indicat pana când se pastreaza. Consecinta: nu se elimina niciodată, arhiva creste nelimitat.
- Distrugere autonoma: firma a 'curatat depozitul' pentru ca documentele aveau mai mult de 10 ani. Fără aprobarea Arhivelor, este o contravenție, chiar dacă termenul a expirat efectiv.
- Amestec intre documentația activa și arhiva: documentația anului în curs nu se introduce în registru (este urmarita prin registratura). Intra în registru abia după închiderea anului.
- Predare uitata: firma tine registrul corect, dar nu transmite copia către Arhivele Naționale. Obligația de transmitere este distincta de cea de tinere.
