Migrarea la DMS: Cum sa Transferati Documentele Existente
Cea mai mare teama la trecerea la DMS: "Ce facem cu documentele existente?" Iată ghidul pentru o migrare fără durere.
Teama #1: "Avem Mii de Documente"
Fiecare companie care se gandeste la un DMS are aceeași teama: "Cum vom transfera toate documentele de pe server, email, dulapuri?" Răspunsul: nu trebuie sa faceți totul deodată.
Pasul 1: Inventariati Documentele Existente
Înainte de migrare, faceți inventar:
- Cate documente în total (estimati pe foldere)?
- Unde sunt: server partajat, email, hârtie, cloud?
- Ce formate: PDF, Word, Excel, scanate?
- Care sunt utilizate activ vs. de arhiva?
Pasul 2: Prioritizati
- Documente noi (imediat): Din prima zi, totul nou intra în DMS
- Documente active (saptamana 1-2): Contracte active, proiecte curente
- Obligatorii legal (saptamana 2-4): Documentație fiscala, dosare HR
- Arhive (luna 2-3): Documentație mai veche, după prioritate
Pasul 3: Încărcare în Masa
Pentru volume mari: trageți și plasati foldere întregi. DMS-ul pastreaza structura existenta de foldere și aplica automat OCR documentelor scanate.
Pasul 4: Etichetare AI
AI-ul recunoaște automat tipul documentului, data și partile implicate. Metadatele sunt adăugate automat: dumneavoastră doar verificati și corectati eventualele erori.
Pasul 5: Operare Paralela
În timpul migrării: sistemele vechi și noi functioneaza în paralel. Documentele noi intra în DMS. Cele vechi sunt transferate treptat. Când totul este migrat: sistemul vechi este dezactivat.
Calendar
| Faza | Durata |
|---|---|
| Pregătire și inventar | 1-2 zile |
| Configurare DMS | 1 zi |
| Migrare documente active | 1-2 săptămâni |
| Operare paralela | 2-4 săptămâni |
| Migrare completa | 1-3 luni |
Concluzie
Migrarea la Docavelo nu inseamna perturbarea afacerii. Incepeti cu documentele noi azi, migrati pe cele vechi treptat. Încărcare în masa, etichetare AI și OCR fac procesul nedureros. Încercați gratuit.
