Cum sa completati registrul de arhiva: Ghid pas cu pas pentru 2026
Instrucțiuni pentru completarea registrului de arhiva cu exemple, șabloane și greșeli frecvente. Termenul limita este 30 aprilie: pregatiti-va la timp.
Ce este registrul de arhiva și de ce este obligatoriu?
Registrul de arhiva (arhivska knjiga) este un registru mandatat legal în care fiecare persoana juridica și antreprenor din Serbia trebuie sa inregistreze tot materialul documentar (registraturski materijal) creat în timpul operațiunilor de afaceri. Conform Legii privind materialele arhivistice și activitatea arhivistica ("Monitorul Oficial RS", nr. 6/2020), fiecare companie trebuie sa mentina un registru de arhiva și sa îl prezinte arhivei competente pana la 30 aprilie pentru anul precedent.
Multe companii nu cunosc aceasta obligație sau o ignora, pana când soseste inspecția arhivistica. Amenzile pentru persoane juridice pot ajunge la 2.000.000 RSD.
Ce coloane contine registrul de arhiva?
Formularul registrului de arhiva contine urmatoarele coloane:
| Coloana | Descriere | Exemplu |
|---|---|---|
| Număr de ordine | Număr continuu de înregistrare, se continua de la an la an | 1, 2, 3... |
| Data înregistrării | Data când este inregistrata înscrierea | 15.01.2026 |
| Anul creării | Anul în care a fost creata documentația | 2025 |
| Marca de clasificare | Cod din Lista dumneavoastră de categorii | 04-02 |
| Conținut (descriere) | Descriere scurta a categoriei de documentație | Facturi emise |
| Cantitate | Număr de dosare, cutii sau MB (pentru electronic) | 3 dosare |
| Perioada de păstrare | Perioada de stocare conform Listei de categorii | 10 ani |
| Locație | Unde este stocata fizic/digital documentația | Raft 3, camera de arhiva |
| Observații | Informații suplimentare (distrus, predat la arhiva etc.) | nu se aplică |
Pas cu pas: Cum sa completati registrul de arhiva
Pasul 1: Pregatiti Lista de categorii
Înainte de a incepe completarea, trebuie sa aveți adoptata o Lista de categorii a materialului registraturistic cu perioade de păstrare. Acest document defineste toate tipurile de documentație din compania dumneavoastră și cat timp trebuie păstrat fiecare tip. Lista trebuie aprobata de arhiva competenta.
Pasul 2: Colectati toată documentația pentru anul respectiv
Creati un inventar al întregii documentații create sau primite în cursul anului:
- Facturi (primite și emise)
- Contracte
- Documentație HR
- Situații financiare
- Documentație fiscala
- Corespondenta generala
- Documentație tehnica
Pasul 3: Clasificati documentația
Atribuiti fiecare document categoriei corespunzătoare conform Listei dumneavoastră de categorii. Fiecare categorie primeste marca sa de clasificare.
Pasul 4: Completati coloanele
Pentru fiecare categorie de documentație, introduceti datele în registrul de arhiva. Numărul de ordine continua din anul precedent: nu incepeti de la 1 în fiecare an.
Pasul 5: Semnati și depuneti
Registrul de arhiva este semnat de persoana responsabila cu protecția materialului registraturistic. Depunerea se face la arhiva teritoriala competenta (de ex., Arhiva Istorica a Belgradului pentru companiile din Belgrad) pana la 30 aprilie.
Cele mai frecvente greșeli
- Începerea numărului de ordine de la 1 în fiecare an: Numărul este continuu, se continua din anul precedent
- Fără Lista de categorii: Fără o lista aprobata, registrul de arhiva nu are baza
- Omiterea documentației electronice: Facturile electronice, emailurile și contractele digitale trebuie de asemenea înregistrate
- Cantități inexacte: Specificati precis numărul de dosare/cutii sau megabytes
- Completare retroactiva în ultimul moment: Mentineti registrul pe parcursul anului, nu doar înainte de termen
Registru de arhiva electronic sau pe hârtie?
Legea permite menținerea registrului de arhiva în forma electronica. Aceasta este mult mai practica deoarece permite:
- Generarea automata a numerelor de ordine
- Căutare după orice câmp
- Export în PDF sau Excel pentru depunere la arhiva
- Integrare cu sisteme DMS pentru completare automata
Docavelo genereaza automat registrul de arhiva pe baza documentelor pe care le încărcați în sistem. În loc de completare manuala, sistemul urmareste fiecare document și la sfârșitul anului: registrul de arhiva este gata cu un singur click.
Termen și sancțiuni
Termenul pentru depunerea registrului de arhiva la arhiva competenta este 30 aprilie al anului curent pentru documentația creata în anul calendaristic precedent.
Sancțiuni pentru nedepunere sau înregistrări inexacte:
- Persoane juridice: 50.000 - 2.000.000 RSD
- Antreprenori: 10.000 - 500.000 RSD
- Persoane responsabile: 5.000 - 150.000 RSD
Concluzie
Completarea registrului de arhiva nu trebuie sa fie complicata dacă aveți pregătirea și instrumentul potrivit. Cheia este sa mentineti evidentele pe parcursul anului, sa aveți o Lista de categorii aprobata și sa nu așteptați pana în ultimul moment.
Cu Docavelo, registrul de arhiva este generat automat. Încărcați documente în sistem pe parcursul anului, iar pana în aprilie: totul este gata pentru depunere. Încercați gratuit.
