Cat timp se pastreaza facturile în Serbia: Perioade, legi și sfaturi practice
Perioade exacte de păstrare a facturilor în Serbia: pentru platitorii de TVA, antreprenori și entitățile sectorului public. Ce spun legile și cum sa organizati stocarea.
De ce este important sa cunoașteți perioadele de păstrare a facturilor?
Facturile sunt cel mai frecvent tip de documentație de afaceri. Fiecare companie le emite și le primeste: zilnic, săptămânal, lunar. Dar cat timp trebuie sa le pastrati? Răspunsul depinde de faptul dacă sunteți plătitor de TVA, în ce sector va aflati și ce tip de factura este.
A gresi perioada va poate costa: fie pentru ca ati distrus prematur un document necesar pentru un audit fiscal, fie pentru ca stocati tone de hârtie inutila.
Perioade de păstrare conform legii
Legea contabilității (Art. 9)
Conform Legii contabilității ("Monitorul Oficial RS", nr. 73/2019), documentele contabile (inclusiv facturile) trebuie păstrate cel putin 5 ani de la ultima zi a anului de afaceri la care se refera.
Legea TVA
Pentru platitorii de TVA, facturile trebuie păstrate 10 ani de la sfârșitul anului calendaristic la care se refera. Aceasta este mai lunga decât perioada generala contabila.
Legea facturării electronice
Facturile electronice emise prin sistemul SEF sunt păstrate:
- 10 ani pentru platitorii de TVA
- 5 ani pentru entitățile care nu sunt în sistemul de TVA
Sistemul SEF însuși stocheaza facturile într-un registru central, dar aceasta nu scuteste compania de obligația de a mentine propriile evidente.
Prezentare generala a perioadelor de păstrare pe tip de factura
| Tip factura | Perioada de păstrare | Baza legala |
|---|---|---|
| Facturi emise (plătitor TVA) | 10 ani | Legea TVA |
| Facturi primite (plătitor TVA) | 10 ani | Legea TVA |
| Facturi (neplătitor TVA) | 5 ani | Legea contabilității |
| Facturi electronice prin SEF (TVA) | 10 ani | Legea facturării electronice |
| Facturi electronice prin SEF (non-TVA) | 5 ani | Legea facturării electronice |
| Facturi în avans | 10 ani | Legea TVA |
| Note de credit/debit | 10 ani | Legea TVA |
Factura pe hârtie sau electronica: Difera perioada?
Nu. Perioada de păstrare este aceeași indiferent de format. Factura pe hârtie, PDF, XML, toate sunt păstrate pentru aceeași perioada. Diferenta consta în metoda de stocare:
- Facturi pe hârtie: stocare fizica în dosare/cutii
- Facturi electronice: stocare digitala cu asigurarea integrității și autenticității
Dacă ati digitizat (scanat) facturile pe hârtie, originalele trebuie în continuare păstrate, cu excepția cazului în care indepliniti condițiile pentru înlocuirea originalelor cu copii digitale.
Sfaturi practice pentru stocarea facturilor
- Organizati pe an și tip: facturi primite și emise separat, pe an
- Folositi un sistem DMS pentru facturile electronice: categorizare automata și căutare
- Legați facturile de registrul de arhiva: fiecare categorie de facturi trebuie inregistrata
- Nu așteptați sfârșitul anului: organizati lunar sau trimestrial
- Faceți copii de siguranta ale facturilor electronice: cel putin 2 copii în locații diferite
Ce se intampla după expirarea perioadei?
Când expira păstrarea facturilor, nu puteți pur și simplu sa le stergeti. Trebuie sa:
- Pregatiti o lista de facturi pentru distrugere
- Depuneti o cerere la arhiva competenta pentru aprobare
- Așteptați aprobarea scrisa
- Distrugeti documentația și creati un proces-verbal
Concluzie
Perioada de păstrare a facturilor în Serbia este de 5 sau 10 ani, în funcție de statutul de TVA. Nu lăsați acest lucru sa va deruteze: cheia este o abordare sistematica și instrumentul potrivit.
Docavelo urmareste automat perioadele de păstrare pentru fiecare factura, va notifica când expira și va ajuta sa efectuati procedura legala de distrugere. Totul într-un singur loc.
