Arhivarea avizelor de expediție electronice: păstrare 10 ani
Legea impune păstrarea avizelor de expediție electronice cel putin 10 ani (sectorul public: permanent). Iată cum sa organizati arhivarea și sa fiți pregatiti pentru inspecție.
Cat timp trebuie sa pastrati avizele de expediție electronice?
| Tipul entității | Perioada de păstrare |
|---|---|
| Sector public | Permanent |
| Sector privat | Minim 10 ani de la data emiterii |
Ce anume trebuie sa pastrati?
- Avize de expediție electronice: toate cele trimise și primite
- Avize de primire electronice: toate confirmările
- Versiuni pe hârtie cu holograma: dacă au fost folosite în timpul întreruperilor
- Jurnal de audit: cine a creat, modificat, confirmat
- Atașamente: fotografii, CMR, certificate de calitate
Unde sunt stocate avizele de expediție electronice?
1. Sistemul central (Portal)
Portalul stocheaza toate avizele centralizat, dar a va baza exclusiv pe el este riscant: legea pune responsabilitatea pe DUMNEAVOASTRA.
2. Propriul dumneavoastră sistem (Obligatoriu)
Trebuie sa aveți propria copie. Opțiuni: DMS (recomandat), arhiva ERP sau sistem de fișiere.
De ce DMS pentru arhivare?
- Clasificare automata: după destinatar, data, tip de mărfuri
- Păstrare garantata: previne ștergerea accidentala
- Integritatea documentelor: valori hash, semnături digitale, jurnal de audit
- Legare incrucisata: conecteaza avizele de expediție cu facturile, avizele de primire, contractele
Ce cauta inspectorii
- Aveți toate avizele de expediție?
- Sunt cautabile?
- Sunt nemodificate?
- Aveți un jurnal de audit?
- Aveți copii de siguranta?
Lista de verificare pentru arhivare
- DMS sau ERP cu arhivare pe termen lung
- Sincronizare automata cu portalul de avize de expediție electronice
- Copie de siguranta în alta locație (cloud sau fizic)
- Perioade de păstrare configurate (10 ani / permanent)
- Protecție la ștergere (blocare păstrare)
- Căutare după destinatar, data, tip de mărfuri
- Jurnal de audit activat
- Legatura cu facturile electronice și avizele de primire
Concluzie
Arhivarea avizelor de expediție electronice nu este optionala: este o cerinta legala pentru 10 ani. Nu va bazati exclusiv pe portalul guvernamental.
Docavelo arhiveaza automat toate avizele de expediție electronice pentru 10+ ani, cu căutare completa, jurnal de audit și protecție la ștergere. Întotdeauna pregătit pentru inspecție.
