Serviços de arquivo: guia completo para empresas em 2026

O que e o arquivo em outsourcing?

O arquivo em outsourcing significa que uma empresa especializada assume por si o ciclo completo de gestão da documentação corrente e arquivística: desde a recolha do papel nos seus escritórios, passando pela classificação, inventario, digitalização e conservação, ate a eliminação do material cujo prazo expirou e a entrega do material histórico ao Arquivo Nacional Torre do Tombo ou ao arquivo distrital competente. Você continua proprietário dos documentos, mas a responsabilidade física e jurídica pelo correto tratamento e assumida pelo prestador.

O conceito e frequentemente confundido com o simples armazenamento (só guardar caixas num armazém) e com a digitalização (só digitalizar). O verdadeiro serviço de arquivo abrange ambos, mais a conformidade jurídica: mantem-se um livro de arquivo eletrónico, registo de acessos, eliminações ao fim dos prazos e uma pista de auditoria completa para cada documento.

Quem precisa de arquivo em outsourcing

• Gabinetes de contabilidade que processam dezenas de clientes, em que cada cliente gera milhares de documentos por ano e tudo deve ser conservado durante 10 anos.
• Sociedades de advogados que trabalham com processos cujas partes se conservam permanentemente.
• Empresas de construção que acumulam em obra documentação (livros de obra, certificados, relatórios de ensaio) que a lei exige conservar pelo menos 10 anos apos a conclusão.
• Cadeias de distribuição e grossistas com centenas de guias de transporte e faturas por mês.
• Estabelecimentos de saúde com documentação clínica cujos prazos de conservação vão de 15 a 30 anos por doente.
• Todas as empresas em crescimento que ultrapassaram o seu próprio espaço, em que um armazém com caixas se tornou mais caro do que o serviço profissional.

Quadro jurídico em Portugal

O arquivo em outsourcing em Portugal e regulado por três normas-chave: o regime jurídico dos arquivos públicos e privados sob a tutela da DGLAB (Direcao-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas) (define obrigações de produtores e detentores de arquivos), o Código Comercial e o Código do IVA (estabelecem prazos legais de conservação), e os regulamentos de arquivo emanados do Conselho Superior de Arquivos. O prestador de serviços de arquivo deve possuir credenciacao da DGLAB para a conservação de documentação com valor arquivístico e deve manter o livro de arquivo em nome da sua empresa, mesmo quando a documentação se encontra fisicamente no prestador.

Importante: a propriedade dos documentos continua a ser sua. O contrato de arquivo em outsourcing e um contrato de prestação de serviços, não uma transmissão de propriedade. Isto significa que pode levantar o seu material a qualquer momento, mas também que a responsabilidade jurídica pelos prazos e acessos cabe a si, enquanto o prestador responde pelas condições de conservação e pela exatidão do registo.

O que esta incluído no serviço

1. Recolha: deslocação as suas instalações para recolher a documentação, inventario na entrega, transporte em condições controladas.
2. Classificação: distribuição por categorias segundo o seu plano de classificação e determinação de prazos de conservação.
3. Inventario e registo: cada unidade recebe uma cota única, data de receao, descrição e prazo de conservação.
4. Digitalização (opcional): digitalização com reconhecimento OCR, indexação e pesquisa por conteúdo.
5. Conservação: em instalações que cumprem requisitos (temperatura e humidade controladas, sistema antincendio, controlo de acessos, videovigilancia).
6. Acesso a pedido: entrega do documento digitalizado em poucas horas ou do original físico no prazo definido em contrato.
7. Eliminação: uma vez por ano, proposta de eliminação do material cujo prazo expirou e tramitação do procedimento perante a autoridade competente.
8. Entrega do material histórico: apos 30 anos, o material histórico classificado e entregue ao arquivo publico competente segundo procedimento também gerido pelo prestador.

Quanto custa e quando compensa

O preço e habitualmente calculado por metro linear de prateleira por ano (orientativamente de 80 a 250 euros por metro, conforme as condições), acrescido de uma taxa pela recolha inicial e digitalização se solicitada. Para uma empresa com 50 metros lineares de documentação em papel, o serviço anual de conservação ronda os 5.000 euros.

Calculo de rentabilidade: compare com o custo total da solução própria: arrendamento do metro quadrado de escritório convertido em arquivo (Lisboa: 18 a 30 euros por m² por mês; cidades menores: 8 a 15 euros), salário do funcionário que ocasionalmente cuida do arquivo, equipamento (estantes, caixas), seguro, inventario anual, perda de tempo em pesquisas. Para qualquer empresa com mais de 30 m² de arquivo ativo, o arquivo externo sai mais barato e liberta espaço de escritório para postos de trabalho.

O que o prestador não pode fazer por si

Antes de assinar o contrato, defina claramente o que continua a ser da sua responsabilidade: a classificação por categorias deve da primeira vez passar pelo seu plano de classificação (se não o tiver, alguns prestadores elaboram-no como serviço adicional); a decisão de eliminação cabe formalmente ao proprietário da documentação; a documentação fiscal e judicial em processos em curso deve manter-se acessível em prazos mais curtos do que o padrão.

Como escolher um prestador: lista de verificação

• Credenciacao da DGLAB para conservação de documentação arquivística
• Apólice de seguro contra danos, furto e perda de documentação
• Procedimento escrito de atuação em caso de incêndio, inundação e incidente cibernético
• Possibilidade de acesso digital aos documentos (portal web, tempos de resposta)
• Cifragem das digitalizações em repouso e em transito (AES-256 mínimo)
• Pista de auditoria para cada acesso a um documento
• Referencias no seu setor, sobretudo se tiver prazos específicos (saúde, construção, finanças)
• Procedimento de saída claro: se terminar a colaboração, como e em que prazo recupera o seu material