Relatório SAF-T de Portugal: Requisitos de Submissão Mensal e Alterações Futuras

SAF-T em Portugal: Um Requisito Fundamental de Conformidade

Portugal foi um dos primeiros países da Europa a adotar o Standard Audit File for Tax (SAF-T), originalmente desenvolvido pela OCDE. Desde 2008, as empresas portuguesas são obrigadas a manter os seus registos contabilísticos e de faturação em formato SAF-T, permitindo a Autoridade Tributaria e Aduaneira (AT) realizar auditorias fiscais eficientes através da extração padronizada de dados eletrónicos. Ao longo dos anos, Portugal expandiu progressivamente o âmbito e a frequência do reporte SAF-T, tornando-o um pilar central da infraestrutura de conformidade fiscal do pais.

A implementação portuguesa do SAF-T baseia-se no esquema SAF-T (PT), que define a estrutura XML para exportação de dados de faturação, lançamentos contabilísticos e outros registos fiscais. Todo o software de faturação certificado utilizado em Portugal deve ser capaz de gerar ficheiros SAF-T conformes com este esquema, e a AT atualiza regularmente as especificações técnicas para acomodar novos requisitos de reporte e campos de dados.

Submissão Mensal do SAF-T ate ao 5.o Dia

Desde janeiro de 2013, as empresas portuguesas são obrigadas a submeter o seu ficheiro SAF-T de faturação (SAF-T Facturacao) a AT numa base mensal. O prazo de submissão e o 5.o dia do mês seguinte ao período de reporte. Por exemplo, todas as faturas, notas de credito e notas de debito emitidas em janeiro devem ser comunicadas via SAF-T ate 5 de fevereiro.

A submissão mensal do SAF-T inclui:

• Todas as faturas emitidas durante o período de reporte, incluindo faturas simplificadas.
• Notas de credito e notas de debito.
• Guias de transporte e guias de remessa.
• Outros documentos de faturação conforme definido no Código do IVA português.

A submissão e feita eletronicamente através do portal e-Fatura da AT ou por integração de web service para empresas com elevados volumes de transações. A submissão tardia ou a falta de submissão pode resultar em coimas que vão de 200 EUR a 12 500 EUR, dependendo da receita do contribuinte e da gravidade da omissão. A AT utiliza os dados mensais do SAF-T para cruzamento com as faturas comunicadas pelos consumidores no sistema e-Fatura, criando um poderoso mecanismo de verificação.

SAF-T Contabilidade: Adiado para 2028

Portugal tem vindo a planear a extensão do SAF-T para incluir dados contabilísticos completos (SAF-T Contabilidade), para alem dos dados de faturação. Esta expansão exigiria que as empresas submetessem o seu razão geral completo, plano de contas e lançamentos contabilísticos em formato SAF-T, substituindo efetivamente a declaração anual IES (Informação Empresarial Simplificada) para informação contabilística.

No entanto, reconhecendo os significativos desafios técnicos e organizacionais envolvidos, o governo português adiou a implementação obrigatória do SAF-T Contabilidade para 2028. Este adiamento concede as empresas tempo adicional para:

• Atualizar o seu software de contabilidade para suportar o novo esquema SAF-T Contabilidade.
• Assegurar que o seu plano de contas esta corretamente mapeado para a taxonomia SNC (Sistema de Normalização Contabilística) exigida pela AT.
• Testar a extração e validação de dados contabilísticos no formato XML SAF-T.
• Formar o pessoal de contabilidade nos novos procedimentos de reporte.

Apesar do adiamento, as empresas não devem adiar a preparação. O esquema SAF-T Contabilidade já esta publicado e os fornecedores de software estão ativamente a desenvolver soluções conformes. A adoção antecipada reduzira o risco de problemas de implementação de ultima hora.

Requisitos de Software Certificado pela AT

Todo o software de faturação utilizado em Portugal deve ser certificado pela Autoridade Tributaria. O processo de certificação verifica que o software gera corretamente números sequenciais de faturas, produz ficheiros SAF-T validos, inclui o código ATCUD (Código Único de Documento) obrigatório em cada fatura e impede a alteração ou eliminação de faturas emitidas. As empresas que utilizam software não certificado enfrentam coimas ate 25 000 EUR e arriscam que as suas faturas sejam consideradas invalidas para efeitos de dedução de IVA.

A AT mantem um registo publico de software certificado no seu website, e as empresas devem verificar se a sua solução de faturação consta deste registo. Ao avaliar novo software, o estatuto de certificação deve ser um requisito inegociável.

Preparação para os Requisitos SAF-T em Evolução

O enquadramento SAF-T de Portugal continua a evoluir. As empresas devem estabelecer praticas robustas de gestão de dados que assegurem que os seus sistemas de faturação e contabilidade possam adaptar-se a novos requisitos de reporte a medida que são introduzidos. Manter dados financeiros limpos e bem organizados e essencial, uma vez que o SAF-T depende de mapeamento preciso de campos e consistência na introdução de dados. Auditorias internas regulares a qualidade dos ficheiros SAF-T, incluindo validação contra os esquemas XSD publicados pela AT, podem ajudar a identificar e resolver problemas antes que desencadeiem penalidades.