Porque o Email Não Serve para Documentos Empresariais: 7 Problemas Que Esta a Ignorar
As empresas tem documentos dispersos por email, Viber e WhatsApp. Saiba porque isto e um problema serio e como resolvê-lo de uma vez por todas.
"Envie-me por Email": Uma Frase Que Custa as Empresas Milhares de Horas
Na empresa media, os documentos são trocados por email, aplicações de mensagens e vários canais de comunicação. O contabilista precisa de uma fatura: chega por mensagem. O diretor precisa de um contrato: alguém encontra-o num email antigo. Guia de remessa? Algures num anexo de ha 3 meses.
Isto "funciona", ate deixar de funcionar. E deixa sempre de funcionar no pior momento: durante uma auditoria fiscal, revisão ou quando um cliente solicita prova de entrega.
7 Problemas com o Envio de Documentos por Email
1. Os Documentos Perdem-se na Caixa de Entrada
O utilizador empresarial médio recebe mais de 120 emails diariamente. Uma fatura de ha um mês esta soterrada sob centenas de outras mensagens.
2. Sem Controlo de Versões
Um colega envia o contrato v1. Recebe a correção v2 por email. O cliente envia comentários por mensagem. A versão final esta... onde?
3. Sem Controlo de Acesso
Uma vez que envia um documento por email, perde o controlo sobre ele. Quem o reencaminhou? Quem o guardou num portátil pessoal?
4. Armazenamento Limitado
O armazenamento de email gratuito esgota-se rapidamente quando cada fatura tem 2-5 MB e as guias de remessa contem imagens de produtos.
5. A Pesquisa Não Funciona para Documentos Digitalizados
Um colega digitaliza uma fatura e envia-a como imagem. O email não consegue pesquisar texto dentro dessa imagem.
6. Sem Categorização
O email não distingue uma fatura de uma proposta, um contrato de notas de reunião. Todos os documentos são apenas "anexos".
7. Não Conformidade Legal
As leis de arquivo exigem documentos armazenados por categoria com períodos de retenção definidos. O email não cumpre nenhum destes requisitos.
A Solução: DMS Centralizado
- Um local para todos os documentos: acabaram os "onde e que enviei aquilo?"
- Pesquisa com IA: descreva o documento por palavras, o sistema encontra-o
- Classificação automática: o sistema reconhece tipos de documentos
- Portal de clientes: em vez de email, os clientes carregam diretamente no seu sistema
- Controlo de acesso: quem vê o que, com rasto de auditoria completo
Conclusão
O email foi feito para comunicação, não para gestão documental. Cada vez que envia uma fatura por email, cria um duplicado não controlado.
O Docavelo substitui o email e as aplicações de mensagens para troca de documentos. Os clientes carregam através de um portal, as equipas acedem pelo DMS e a IA encontra qualquer documento em segundos. Experimente gratuitamente: 14 dias, sem cartão de credito.
