Inspeção de Arquivo: O Que Verificam, Como Se Preparar e Quais São as Penalizações
Tudo o que precisa de saber sobre a inspeção de arquivo na Serbia: o que auditam, como se preparar, que documentos exigem e qual e o valor das multas.
O Que E uma Inspeção de Arquivo?
Uma inspeção de arquivo e uma auditoria realizada por arquivos competentes sobre pessoas coletivas e empresários individuais na Serbia, para verificar se a documentação esta armazenada, mantida e protegida em conformidade com a Lei sobre Materiais de Arquivo e Atividades Arquivísticas.
As inspeções podem ser regulares (planeadas) ou extraordinárias (por denuncia ou iniciativa). Qualquer empresa na Serbia pode estar sujeita a inspeção, independentemente da dimensão ou atividade.
O Que os Inspetores Verificam?
1. Regulamento sobre Proteção de Material de Registo
A empresa tem um Regulamento interno adotado? Esta atualizado? Os colaboradores conhecem-no?
2. Lista de Categorias de Material de Registo
Existe uma Lista de Categorias com períodos de retenção? Foi aprovada pelo arquivo competente? Corresponde aos tipos reais de documentação da empresa?
3. Livro de Arquivo
Esta a ser mantido? Esta corretamente preenchido? Foi submetido ao arquivo a tempo (ate 30 de abril)? Os números sequenciais são contínuos?
4. Nomeação de Pessoa Responsável
Foi nomeada formalmente uma pessoa responsável pela proteção do material de registo?
5. Condições de Armazenamento
Onde esta armazenada a documentação? A sala e adequada (seca, protegida contra incêndio, fechada)? As prateleiras e dossies estão em ordem?
6. Destruição de Documentos
A empresa destruiu alguma documentação? Se sim: obteve primeiro aprovação do arquivo? Existe um auto de destruição?
Como Se Preparar para uma Inspeção
Utilize esta lista de verificação para confirmar a sua prontidão:
- Regulamento sobre Proteção de Material de Registo adotado
- Lista de Categorias aprovada pelo arquivo competente
- Livro de arquivo preenchido e submetido para todos os anos anteriores
- Pessoa responsável nomeada (com decisao/resolucao)
- Documentação armazenada em condições adequadas
- Se houve destruição: aprovação do arquivo + auto
- Documentação eletrónica devidamente arquivada
Penalizações por Violações
De acordo com os Artigos 42-43 da Lei:
| Infrator | Faixa de Penalização |
|---|---|
| Pessoas coletivas | de 50.000 a 2.000.000 RSD |
| Empresários individuais | de 10.000 a 500.000 RSD |
| Pessoas responsáveis | de 5.000 a 150.000 RSD |
As penalizações mais severas são para destruição de documentação sem aprovação, especialmente se forem destruídos documentos de valor permanente.
E Se a Sua Empresa Nunca Submeteu um Livro de Arquivo?
Este e um cenário comum. Muitas empresas operam durante anos sem nunca submeterem um livro de arquivo. Nesse caso:
- Não entre em pânico, mas atue imediatamente
- Preencha retroativamente livros de arquivo para todos os anos anteriores
- Adote um Regulamento e Lista de Categorias se não os tiver
- Nomeie uma pessoa responsável
- Contacte o arquivo competente: geralmente são cooperantes e ajudam empresas que vem voluntariamente
E melhor abordar o arquivo por iniciativa própria do que esperar por uma inspeção.
Conclusão
Uma inspeção de arquivo não e algo a temer: desde que a sua documentação esteja em ordem. A chave e uma abordagem sistemática: Regulamento, Lista de Categorias, livro de arquivo e armazenamento adequado.
Com o Docavelo, todos estes requisitos são automatizados. O sistema gera o livro de arquivo, rastreia períodos de retenção, categoriza documentos pela Lista de Categorias e mantem registos completos para qualquer inspeção. Registe-se gratuitamente.
