Wspolpraca zespolowa nad dokumentami. Efektywna praca na tych samych plikach
umowa_FINALNA_v2_NAPRAWDE_FINALNA.docx, jeśli to wygląda znajomo, macie problem z wersjami. Oto jak go naprawić.
Problem ze wspolpraca przez e-mail
Dyrektor wysyła umowę do klienta. Klient zmienia 2 klauzule i odsyła. Prawnik poprawia. Dyrektor coś dodaje. Wersja finalna? Nikt nie jest pewien.
Na folderze współdzielonym widzicie: umowa_v1.docx, umowa_v2.docx, umowa_FINALNA.docx, umowa_FINALNA_poprawka.docx, umowa_FINALNA_v2_NAPRAWDE_FINALNA.docx.
Dlaczego to jest niebezpieczne, nie tylko irytujące
- Konsekwencje prawne: podpisanie zlej wersji. Wynegocjowane warunki nie sa uwzględnione
- Straty finansowe: oferta ze starym cennikiem wyslana do klienta
- Strata czasu: każde "ktora jest najnowsza wersja?" kosztuje 5-10 minut
Jak DMS rozwiazuje wspolprace nad dokumentami
Automatyczne wersjonowanie
Kazda edycja automatycznie tworzy nowa wersje. Bez "Zapisz jako", bez zmiany nazwy. Zawsze wiecie, ktora jest najnowsza.
Komentarze i adnotacje
Zamiast wysyłać e-mail "zobacz stronę 3, linia 5": komentarze bezpośrednio na dokumencie. Wszyscy widza, wszyscy odpowiadają, wszystko w jednym miejscu.
Obiegi zatwierdzania
Przepływ dokumentu: autor -> kierownik działu -> dyrektor -> klient. Każdy krok zautomatyzowany, z powiadomieniami i terminami.
Podsumowanie
Docavelo eliminuje chaos wersji. Automatyczne wersjonowanie, komentarze do dokumentów, obiegi zatwierdzania i zawsze jasna najnowsza wersja. Wypróbujcie za darmo.
