KSeF: obowiązkowe e-fakturowanie od 2026, kary VAT od 2027

KSeF: Polski Krajowy System e-Faktur Rusza

Krajowy System e-Faktur (KSeF), ustanowiony na podstawie art. 106ni ustawy o podatku VAT (znowelizowanej w sierpniu 2025 r.), jest już aktywny. Duzi podatnicy, których obroty brutto w 2024 r. przekroczyli 200 mln PLN, sa zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF od 1 lutego 2026 r. Wszystkie pozostałe firmy zarejestrowane jako platniki VAT dołączyli 1 kwietnia 2026 r.

Harmonogram Wdrożenia

• 1 lutego 2026: Duzi podatnicy (obroty powyżej 200 mln PLN). OBOWIAZKOWE
• 1 kwietnia 2026: Wszystkie pozostałe firmy zarejestrowane jako platniki VAT. OBOWIAZKOWE
• 1 stycznia 2027: Mikropodatnicy (miesieczna sprzedaż do 10 000 PLN). OBOWIAZKOWE; rozpoczyna się pełne egzekwowanie

Okres Przejściowy

Od lutego do grudnia 2026 r. za błędy w KSeF nie sa naliczane kary finansowe. Okres przejściowy pozwala firmom dostosować systemy i procesy robocze bez ryzyka natychmiastowych sankcji. Jednak okres ten kończy się 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. rozpoczyna się pełne egzekwowanie z surowymi karami.

Kary od Stycznia 2027

Po zakończeniu okresu przejściowego:

• Niezłożenie faktury przez KSeF: Do 100% VAT z faktury
• Faktury bez VAT: Kara do 18,7% kwoty brutto faktury
• Standardowe kary podatkowe za naruszenia związane z przechowywaniem dokumentów

Wymagania dotyczące Integracji ERP

KSeF wymaga integracji w czasie rzeczywistym z platforma rzadowa przez API. Kazda faktura musi być przesylana jako ustrukturyzowany dokument XML przez API KSeF, a po akceptacji otrzymuje unikalny numer KSeF. Dla firm nadal korzystających z ręcznych lub pol-automatycznych procesów fakturowania oznacza to znaczne inwestycje w IT.

Dofinansowanie KPO na Transformacje Cyfrowa

Polski Krajowy Plan Odbudowy (KPO) przeznacza 420 mln EUR specjalnie na transformacje cyfrowa, przy czym 21,3% całkowitego budżetu KPO wynoszącego 59,8 mld EUR jest przeznaczone na cyfryzacje. W 2026 r. Polska otrzymuje rekordowe 120 mld PLN z KPO oraz lacznie 180 mld PLN z funduszy unijnych.