Organizacja dokumentów kadrowych. Od zatrudnienia po odejście
Umowy o prace, NDA, paski placowe, oceny pracowników. Dokumentacja kadrowa wymaga szczególnej uwagi i zgodności prawnej.
Dokumentacja kadrowa: Wrazzliwa i obowiazkowa
Dla każdego pracownika firma musi przechowywać: umowę o prace, aneksy, NDA, ewidencje placowa, certyfikaty szkoleniowe, oceny wyników, zatwierdzenia urlopów, ewentualne działania dyscyplinarne i dokumentacje rozwiązania umowy.
Przepisy prawa pracy przewidują okresy przechowywania od 5 lat do trwałego dla roznych dokumentów kadrowych.
Cykl życia dokumentu kadrowego
- Zatrudnienie: CV, umowa o prace, kopia dowodu osobistego, NDA, materiały onboardingowe
- Podczas zatrudnienia: paski placowe, ewidencja urlopów, oceny, szkolenia, aneksy do umowy
- Odejście: wypowiedzenie, protokół przekazania, rozliczenie końcowe, zaświadczenia emerytalne
Jak DMS pomaga kadrze
Organizacja według pracowników
Każdy pracownik ma cyfrowa teczkę ze wszystkimi dokumentami, od pierwszego dnia do ostatniego. Wyszukiwanie po nazwisku, dziale lub typie dokumentu.
Kontrola dostępu
Tylko dział kadr widzi dokumentacje kadrowa. Kierownicy widza tylko swoich bezpośrednich podwładnych. Nikt inny nie ma dostępu do danych placowych ani akt dyscyplinarnych.
Automatyczne okresy przechowywania
Ewidencja placowa: trwale. Deklaracje ZUS: 5 lat. DMS automatycznie śledzi okresy przechowywania i powiadamia, gdy nadchodzi czas niszczenia dokumentów.
Listy kontrolne onboardingu/offboardingu
Nowy pracownik? DMS generuje listę kontrolna wszystkich wymaganych dokumentów. Pracownik odchodzi? Lista kontrolna przekazania i zamknięcia akt.
Podsumowanie
Docavelo utrzymuje dokumentacje kadrowa zorganizowana, bezpieczna i zgodna z prawem. Kontrola dostępu, automatyczne okresy przechowywania i pelna ewidencja. Wypróbujcie za darmo.
