OCR dokumentów HR: digitalizuj akta i umowy na skale

Lawina papieru podczas onboardingu

Każdy nowy pracownik generuje stos dokumentów: podpisana umowa o prace, kopie dokumentów tożsamości, formularze podatkowe, zapis na świadczenia, dane bankowe, umowa o zachowaniu poufności, formularz kontaktu alarmowego, potwierdzenie szkolenia BHP. Dla firmy zatrudniającej 50 osób rocznie, to ponad 400 dokumentów, które muszą być przetworzone, zweryfikowane, zarchiwizowane i udostępnione, przez cały okres zatrudnienia każdego pracownika i często przez wiele lat po nim.

87% pracodawców na swiecie używa teraz AI w co najmniej jednym aspekcie rekrutacji, ale w momencie podpisania oferty proces wraca do papieru i ręcznego archiwizowania. Luka miedzy cyfrowa rekrutacja a papierowym onboardingiem to miejsce, gdzie dokumenty się gubią, terminy sa pomijane, a luki w zgodności się pojawiają.

Starsze akta personalne: Nieprzeszukiwalne archiwum

Większość firm ma lata dokumentacji pracowniczej przechowywane jako zeskanowane pliki PDF z obrazami: akta personalne, dokumenty dyscyplinarne, certyfikaty szkoleń, oceny wydajności. Te archiwa sa całkowicie nieprzeszukiwalne. Znalezienie konkretnego świadectwa szkolenia pracownika z 2019 roku wymaga znajomości dokładnego folderu, w którym się znajduje, lub przeglądania każdego pliku w folderze personalnym, az się go znajdzie.

Z czym musi sobie poradzić OCR HR

• Dokumenty tożsamości: paszporty, dowody osobiste, zezwolenia na prace o zróżnicowanych formatach i elementach bezpieczeństwa
• Podpisane umowy: własnoręcznie podpisane drukowane dokumenty, często częściowo odręcznie wypełnione
• Formularze podatkowe i plac: formularze rządowe z określonymi układami pol
• Certyfikaty szkoleń: od wielu dostawców w roznych formatach
• Zaświadczenia lekarskie: deklaracje zdrowotne przed zatrudnieniem z poufnymi informacjami

Złożoność przechowywania

Dokumenty HR maja jedne z najbardziej złożonych wymagań dotyczących przechowywania: umowy o prace muszą być przechowywane przez okres zatrudnienia plus ustawowe lata po zatrudnieniu, dokumenty plac przez nawet 50 lat w niektórych jurysdykcjach, dokumenty szkoleń przez okresy zgodności regulacyjnej i dokumenty medyczne z wymaganiami szczególnej ochrony danych. Ręczne zarządzanie tymi nakładającymi się okresami przechowywania jest podatne na błędy i ryzykowne.