KSeF archiwizuje faktury automatycznie, ale to nie koniec obowiązków dokumentacyjnych firmy
Mimo ze KSeF od 2026 roku przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat automatycznie, firmy wciąż muszą samodzielnie archiwizować dokumenty spoza systemu i pilnować dłuższych terminów przedawnienia.
Automatyczna archiwizacja w KSeF nie zwalnia z obowiązków
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy podatników, u których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zl. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek objął wszystkich pozostałych aktywnych podatników VAT, a od 1 czerwca 2026 roku zniknęły ostatnie wyjątki przejściowe dotyczące faktur konsumenckich z NIP nabywcy oraz biletów traktowanych jak faktury. Zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane sa przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, i dzieje się to automatycznie, bez konieczności samodzielnego archiwizowania, drukowania czy tworzenia kopii zapasowych przez przedsiebiorce. To jednak dopiero początek historii, a nie jej koniec.
Czego system nie archiwizuje za podatnika
Wiele firm mylnie zakłada, ze wdrożenie KSeF całkowicie zamyka temat dokumentacji księgowej. W praktyce poza systemem pozostaje spora grupa dokumentów, które firma musi przechowywać na własnych zasadach:
- faktury dla konsumentów bez podanego NIP nabywcy wystawione w formie tradycyjnej,
- faktury wystawione w trybie offline24 w przypadku awarii KSeF, przed ich prawidłowym przesłaniem do systemu,
- dokumenty spoza zakresu ustawy o VAT, na przykład umowy, protokoly odbioru, korespondencja handlowa, dokumentacja kadrowa i placowa,
- faktury od podmiotów zagranicznych nieobjętych polskim obowiązkiem KSeF,
- UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) oraz identyfikatory KSeF, które powinny być powiązane z dokumentacja wewnetrzna firmy dla celow kontrolnych.
Kiedy 10 lat w KSeF nie wystarcza
Art. 112aa ust. 2 ustawy o VAT wprost przewiduje sytuacje, w których 10-letni okres przechowywania faktury w systemie okazuje się krótszy niż termin przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dotyczy to na przykład podatników rozliczających straty podatkowe przenoszone na kolejne lata, inwestycji objętych dłuższym okresem korekty VAT (nieruchomości do 10 lat, srodki trwale do 5 lat od momentu oddania do użytkowania) albo spraw, w których bieg terminu przedawnienia został zawieszony lub przerwany przez organ podatkowy. W takich przypadkach obowiązek przechowywania faktury przechodzi na podatnika poza systemem KSeF, dopiero od momentu wygaśnięcia 10-letniego okresu systemowego.
| Rodzaj dokumentu | Minimalny okres przechowywania |
|---|---|
| Faktura ustrukturyzowana w KSeF | 10 lat od końca roku wystawienia (automatycznie) |
| Dokumentacja podatkowa VAT/CIT/PIT poza KSeF | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Dokumentacja pracownicza (zatrudnienie od 2019 r.) | 10 lat od końca roku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy |
| Dokumentacja inwestycyjna, korekty wieloletnie | do momentu przedawnienia, moze przekroczyć 10 lat |
Sankcje odroczone do 2027 roku, ale nie zniesione
Choć ustawowy obowiązek fakturowania w KSeF dziala od 1 kwietnia 2026 roku, system administracyjnych kar pieniężnych został uruchomiony z odroczeniem, dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Kary te mogą wynieść do 100 procent kwoty VAT wykazanej na fakturze wystawionej poza systemem lub do 18,7 procent kwoty brutto w przypadku dokumentów niezawierających podatku VAT. W okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku kary administracyjne formalnie nie sa naliczane, jednak podatnik moze odpowiadać na zasadach kodeksu karnego skarbowego, jeśli uporczywie unika wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Osoby zarządzające firma powinny wiec już teraz wykazywać nalezyta staranność we wdrożeniu procesów, ponieważ brak działania w 2026 roku moze być trudny do wybronienia po wejściu kar w 2027 roku.
Co warto zrobić jeszcze w 2026 roku
Praktyka pokazuje, ze firmy, które ograniczyły się do samego wdrożenia KSeF bez uporządkowania pozostałej dokumentacji, najczęściej maja problem w momencie kontroli podatkowej lub audytu. Warto rozdzielić dokumenty na te objęte systemowa archiwizacja KSeF oraz te, które nadal wymagają własnej ewidencji, ustalić wewnetrzna procedurę postępowania na wypadek trybu offline24, oraz zaplanować przegląd terminów przechowywania dokumentacji kadrowej i inwestycyjnej pod katem okresów dłuższych niż 10 lat. Do końca 2026 roku obowiazuje jeszcze limit 10 000 zl miesięcznie, do którego możliwe jest wystawianie faktur w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF, co dla mniejszych podmiotów oznacza dodatkowy czas na uporządkowanie procesów przed pełnym wdrożeniem od 2027 roku.
