Kontrola archiwalna: Co sprawdzają, jak się przygotować i jakie sa kary
Wszystko, co musicie wiedzieć o kontroli archiwalnej w Serbii: co sprawdzają, jak się przygotować, jakie dokumenty wymagają i jak wysokie sa grzywny.
Czym jest kontrola archiwalna?
Kontrola archiwalna to audyt przeprowadzany przez kompetentne archiwa nad osobami prawnymi i przedsiębiorcami w Serbii, w celu weryfikacji, czy dokumentacja jest przechowywana, prowadzona i chroniona zgodnie z Ustawa o materiałach archiwalnych i działalności archiwalnej.
Kontrole mogą być regularne (planowane) lub nadzwyczajne (na skutek skargi lub inicjatywy). Kazda firma w Serbii moze podlegać kontroli, niezależnie od wielkości czy działalności.
Co sprawdzają inspektorzy?
1. Regulamin ochrony materiału registraturowego
Czy firma ma przyjęty Regulamin wewnętrzny? Czy jest aktualny? Czy pracownicy sa z nim zaznajomieni?
2. Lista kategorii materiału registraturowego
Czy istnieje Lista kategorii z okresami przechowywania? Czy została zatwierdzona przez kompetentne archiwum? Czy odpowiada rzeczywistym typom dokumentacji firmy?
3. Ksiega archiwalna
Czy jest prowadzona? Czy jest prawidłowo wypelniona? Czy została zlozona w archiwum na czas (do 30 kwietnia)? Czy numery porządkowe sa cigle?
4. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej
Czy formalnie wyznaczono osobę odpowiedzialna za ochronę materiału registraturowego?
5. Warunki przechowywania
Gdzie jest przechowywana dokumentacja? Czy pomieszczenie jest odpowiednie (suche, chronione przed pożarem, zamknięte)? Czy regały i segregatory sa w porządku?
6. Niszczenie dokumentów
Czy firma zniszczyła jakas dokumentacje? Jeśli tak, czy najpierw uzyskała zgodę archiwum? Czy istnieje protokół zniszczenia?
Jak się przygotować do kontroli
Uzyje tej listy kontrolnej, aby zweryfikować gotowość:
- Przyjęty Regulamin ochrony materiału registraturowego
- Lista kategorii zatwierdzona przez kompetentne archiwum
- Ksiega archiwalna wypelniona i zlozona za wszystkie poprzednie lata
- Osoba odpowiedzialna wyznaczona (z decyzja)
- Dokumentacja przechowywana w odpowiednich warunkach
- Jeśli niszczenie miało miejsce, zgoda archiwum + protokół
- Dokumentacja elektroniczna prawidłowo zarchiwizowana
Kary za naruszenia
Zgodnie z art. 42-43 Ustawy:
| Sprawca | Zakres kar |
|---|---|
| Osoby prawne | 50 000 - 2 000 000 RSD |
| Przedsiębiorcy | 10 000 - 500 000 RSD |
| Osoby odpowiedzialne | 5 000 - 150 000 RSD |
Najsurowsze kary groza za niszczenie dokumentacji bez zgody, zwłaszcza jeśli zniszczone zostały dokumenty o trwalej wartości.
Co jeśli firma nigdy nie złożyła księgi archiwalnej?
To częsty scenariusz. Wiele firm dziala latami bez składania księgi archiwalnej. W takim przypadku:
- Nie panikujcie, ale działajcie natychmiast
- Wypełnijcie wstecznie księgi archiwalne za wszystkie poprzednie lata
- Przyjmijcie Regulamin i Listę kategorii, jeśli ich nie macie
- Wyznaczcie osobę odpowiedzialna
- Skontaktujcie się z kompetentnym archiwum: zazwyczaj sa chetnmi do współpracy i pomagają firmom, które zgłaszają się dobrowolnie
Lepiej zgloscic się do archiwum samemu niż czekać na kontrole.
Podsumowanie
Kontrola archiwalna to nic, czego należy się obawiać, pod warunkiem, ze dokumentacja jest w porządku. Kluczem jest systematyczne podejście: Regulamin, Lista kategorii, ksiega archiwalna i odpowiednie przechowywanie.
Z Docavelo wszystkie te wymogi sa zautomatyzowane. System generuje księgę archiwalna, śledzi okresy przechowywania, kategoryzuje dokumenty według Listy kategorii i prowadzi pelna ewidencje na kazda kontrole. Zarejestrujcie się za darmo.
